Business Intelligence e Mago / Mago4 / MagoCloud /MagoWeb : l’integrazione Power BI più evoluta

Gli scenari di Business Intelligence (BI) sono sempre più richiesti nella moderna concezione di impresa ma per chi non avesse confidenza con il termine BI (Business Intelligence) cerco di darne una personale interpretazione.

Il termine Business Intelligence fa riferimento a una rappresentazione grafica e interattiva che permette di raccogliere ed analizzare informazioni strategiche per l’azienda, ricavate da più fonti come CRM aziendale, ERP, Produzione, Informazioni Finanziarie e molto altro.
Dal mio punto di vista quindi la BI è di fatto “un efficace Turbo per le aziende” perché l’aggregazione delle informazioni dà modo ai “Decision Maker” di intuire più facilmente lo stato di determinate aree aziendali ed effettuare valutazioni strategiche per l’azienda, la cosiddetta BI Strategy.

I vantaggi dalla Business Intelligence

Tutto questo potrebbe essere fatto anche con Report stampati? Sì, ma il vantaggio strategico offerto da strumenti di Business Intelligence è indubbio proprio per la facilità con la quale queste informazioni vengono messe a disposizione e rese reperibili. Il tempo di analisi di una dashboard grafica, infatti, è decine di volte inferiore rispetto ad un report tabellare, ma soprattutto presenta 4 vantaggi principali:

A) Informazioni facilmente reperibili: le informazioni importanti che potrebbero contribuire ad arricchire report e grafici possono essere recuperate da diverse fonti e sono fruibili da strumenti come tablet, telefoni e quindi le analisi possono essere effettuate anche in momenti diversi dai comuni orari lavorativi.

B) Informazioni aggregate: uno dei maggiori vantaggi è la possibilità di incrociare più fonti all’interno di un’unica dashboard, cosa difficilmente applicabile su uno specifico gestionale di processo oppure software dedicato di funzione, ad esempio il programma di contabilità mi darà informazioni di fatturato, ma difficilmente potrà integrare le informazioni rilevate dalle visite del sito web o il numero di trattative disponibili nel CRM.

C) Facile lettura: la BI, per sua natura DEVE essere di facile lettura e DEVE permettere di focalizzarsi su specifiche aree analizzate dando modo di estrapolare informazioni con semplicità.

D) Lettura immediata: i dati possono essere letti in tempo reale, anche in mobilità e quindi la BI mi permette di prendere scelte su quanto sta accadendo al momento attingendo a informazioni in linea, si pensi ad esempio ad azioni tempestive su un evento.

Tutto supporta le imprese verso l’EFFICIENZA:

• Efficienza nella tempistica, perché è molto più veloce intuire eventuali criticità e quindi intervenire
• Efficienza operativa, in quanto si ha una visione completa da una semplice dashboard degli elementi essenziali della area di competenza
• Efficienza Produttiva, in quanto scelte veloci oggi sono essenziali in un mercato altamente competitivo come il nostro

Ovviamente gli scenari sono diversi e dei più disparati, non esiste qualcosa di “standard” ma spesso viene costruito attorno alle esigenze dell’azienda o dell’imprenditore, quindi una conoscenza dello specifico scenario ed una analisi efficiente è assolutamente indispensabile. Atik si occupa di efficienza aziendale da anni e per questo motivo ha quindi ben chiaro quali siano i focus che portano ad un miglioramento dei processi.

È indubbio che una parte delle informazioni indispensabili derivano dal Gestionale (ERP), informazioni che possono riguardare fortemente l’andamento aziendale, come il fatturato, la marginalità, lo stato del magazzino, i processi di produzione e molto altro, quindi spesso è da questo che si parte per costruire delle Dashboard complete.

Soluzioni BI sviluppate da Atik

Atik da diverso tempo sviluppa soluzioni BI avvalendosi dello scenario offerto da Power BI di Microsoft, creando Dashboard fortemente integrate a Mago4, ma non di rado integrate anche a più fonti come CRM, analisi derivate dal proprio E-commerce, dall’area Amministrativa, dall’efficienza produttiva delle macchine (Industria 4.0) e da qualsiasi fonte sia in grado di fornire dati attendibili.

Dashboard che possono essere utili in differenti scenari, ad esempio una rappresentazione dello stato delle vendite come quella qui proposta:

Ma quali sono i vantaggi di una Dahsboard BI rispetto ad un Report classico ?

Prendiamo come esempio il dato sopra, se avessi voluto sapere gli ordini aperti e non ancora consegnati avrei dovuto fare un report separato, che affiancato al fatturato attuale mi dava l’idea di quanto c’era in consegna.

Idem per i DDT non chiusi e di conseguenza non fatturati. Con la presenza di queste 2 informazioni (lato destro) si evince meglio il reale fatturato del mese, che non è quanto riportato in grafico.

Inoltre evidenzio il trend periodo su periodo degli ultimi 4 anni, cosa che per farlo avrei dovuto estrarre tutto il fatturato degli ultimi 4 anni e filtrarmi solo i mesi rappresentati nel grafico. Infine Integro un file Excel di Budget (in basso a destra) che poi viene rappresentato a grafico.

Ma la stessa cosa avrei potuto farla con un comune report ed esportarlo in Excel?

In parte si, ma certamente non sarebbe uno strumento fruibile facilmente magari in mobilità e sopratutto aggregato in tempo reale!, ogni volta avrei dovuto esportare il report, filtrare i dati e riportarli nel modo che più mi aggrada e poi DIVERSI REPORT, ad esempio per quanto sopra avrei avuto bisogno

• Elenco dei Documenti di trasporto aperti 
• Elenco degli ordini aperti
• Budget Anno
• Elenco fatture degli ultimi 4 anni
  Troppe informazioni non disponibili per sua natura in un unico report.

e poi incrociare tutti questi dati tra di loro, attività non immediata che COMUNQUE avrebbe fermato un momento, lo stesso dato il giorno dopo andava rifatto nuovamente per essere aggiornato.

La Business Intelligence raccoglie tutte queste informazioni, le aggrega nel modo richiesto e le rende disponibile in tempo reale

La Business Intelligence fa tutto questo e molto di più!

Senza entrare troppo nel tecnico la BI si avvale di due strumenti fondamentali:

• Il Data Warehouse, che permette di raccogliere le informazioni “in tempo reale” senza andare a impegnare il DB principale e mette a disposizione le sole informazioni essenziali. Il DW inoltre permette di raccogliere informazioni da più fonti e di aggregarle facilmente.
  Per esempio nel caso sopra proposto era necessario conoscere i codici dei prodotti più venduti per quantità e valore in un dato periodo, periodo che deve essere cambiato velocemente in modo dinamico (in alto a sinistra), avere dati di confronto con l’anno precedente ed anche informazioni “visive” di localizzazione dei clienti (Mappa geografica).
  Tutte informazioni non disponibili con un semplice report.

• Il Motore Grafico, che grazie a diversi add-on permette la rappresentazione di quanto necessario con il modello grafico più adatto come mappe, istogrammi, valori, grafici a torta, e migliaia di altri utili modelli da utilizzare a seconda delle esigenze, ma se necessario anche creando propri Widget grafici personalizzati.

Business Intelligence Reporting

Un’altra delle caratteristiche tipiche della BI è la capacità di andare “in profondità” sul dato permettendo di ottenere altri dettagliati report grafici grazie alle scelte precedenti, analisi così profonde (Drill-Down e Drill-Through) sono possibili solo in seguito ad approfondite valutazioni sul risultato che si vuole ottenere e permettono di conoscere ancora più in profondità elementi utili a prendere scelte strategiche.

Nel caso qui sopra, è stato utilizzato il Drill-Through di Power BI sui documenti non ancora fatturati  così da ottenere la visione delle specifiche vendite per eventuale successiva analisi.

Allo stesso modo tramite lo switch in alto è possibile vedere gli eventuali ordini Aperti, anch’esso utile per capire ad esempio il motivo della mancata consegna, ma potrei disporre di qualsiasi informazione come il gli ordini aperti fornitori così da capire quando è prevista la consegna, o statistiche per singolo prodotto o Trend di prodotto.

È chiaro che operare su report di questo tipo non è semplice ma lo diventa adoperando Power BI.

Infatti le soluzioni di BI permettono di avere report con dati aggregati in modo grafico, disponibili in tempo reale su ogni dispositivo.

L’integrazione Power BI ti permette di accedere ai tuoi dati tramite qualsiasi strumento com pc, tablet e smartphone, come rappresentato nell’immagini sotto:

 

Business Intelligence ERP

Ma qual è il legame con i prodotti Zucchetti come MAGO4?

Business Intelligence e Mago4

Power BI è integrabile con qualsiasi piattaforma esistente che sia Mago.net che Mago4 che l’ultimo uscito MagoCloud, ma anche prodotti differenti come  ADHOC, SAP, Navision, Esatto, TeamSystem, o qualunque altro prodotto che ha un motore DB per lavorare.

Dalla sua ATIK ha sviluppato diverse Dashboard in differenti ambienti, molti nell’ambito Mago, essendo il prodotto distribuito, ma sono diverse le soluzioni sviluppate anche su altri software ERP che sfruttano le caratteristiche di Power BI.
La competenza acquisita da Atik negli anni inoltre ci dà modo di affrontare facilmente scenari particolari integrandoli con dati “non standard” derivanti anche da prodotti terzi.

Sono migliaia le Dashboard possibili, perché ogni rappresentazione dei dati dipende dalle esigenze rilevate in fase di analisi, qui due esempi esplicativi:

 

Diamo solo alcuni spunti che possono essere utili per ipotizzare scenari interessanti in cui sfruttare strumenti di Business Intelligence:

Ambiente di Produzione:

• Saturazione Produzione
• Velocità Produzione
• Costi
• Rispetto delle tempistiche
• Analisi MRP & CRP

Ambiente WMS:

• Efficienza Picking & Packing
• Rotazione Magazzino
• Ammanchi, Smarrimenti, Danneggiamenti
• Saturazione aree

Ambiente Vendite:

• Prodotti/servizi più venduti
• Ratio trattative/chiusure
• Visite prodotto sito > Vendite prodotto
• Costi Adwords su prodotto > Redditività prodotto
• Vendite per Agente/Periodo
• Vendite per Agente/Periodo/Prodotto/Area

Ambito Amministrativo / Finanziario

• Situazione Crediti / Debiti
• Indici di bilancio
• Cash Flow
• Impegni bancari
• Andamento rimborsi spese

Così anche per le aree HR, CRM, etc.

Se ho l’esigenza di aggregare informazioni da più fonti?

Il vantaggio della BI Microsoft sta proprio nel poter aggregare facilmente informazioni da più fonti per portarle in un unico report.

Potrei facilmente acquisire informazioni dal CRM e dall’ERP aziendali per ottenere una correlazione tra le trattative in essere (CRM) ed il valore di quanto concluso (ERP) portandole poi in un unico report grafico.

Perché la scelta POWER BI rispetto ad altri ambienti?

Oggi i prodotti principali sono diversi, ma Atik ha scelto Microsoft per diversi aspetti:

1.  Il Power BI di Microsoft è di fatto negli ultimi anni il prodotto con l’evoluzione maggiore. Quasi quotidianamente sono infatti disponibili una quantità enorme di add-on e di funzionalità aggiunte grazie ad un parco installato esteso e alla possibilità di creare add-on “custom”.
2. L’ambiente Microsoft dà la possibilità di “parlare” con centinaia di sistemi grazie a moduli già disponibili per moltissime sorgenti e una quantità infinita di fonti on-line
3. Il costo della piattaforma è estremamente interessante, permettendo così di effettuare i giusti investimenti nell’ambito di maggior interesse, quindi nella realizzazione della Dashboard che richiede diverse ore di sviluppo per ottenere al meglio ciò che serve.
4. Oggi è ritenuto il miglior prodotto in commercio anche da Gartner, azienda leader nella valutazione di settore
5. Nonostante lo sviluppo delle dashboard richieda forti competenze nelle aree di interesse e la conoscenza dei DB su cui operare, la Dashboard di BI mette a disposizione molti strumenti che ne facilitano l’integrazione.
6. La piattaforma è WEB nativa, immediatamente disponibile quindi su qualsiasi strumento senza necessità di acquistare ulteriori licenze.
7. Piattaforma nativamente Cloud, non richiede Hardware o risorse da impegnare a livello informatico se non le basi  dei dati.

Come avviene l’integrazione tra Business Intelligence e ERP MAGO.NET/ MAGO4 / MAGOCLOUD / MAGOWEB e con i prodotti Zucchetti/Microarea ?

Essendo un prodotto nativamente WEB l’integrazione è facile ed immediata. Lo sviluppo della Dashboard permette la messa in produzione in tempi molto brevi e lo sfruttamento diretto senza ALCUNA installazione Hardware. La visione delle Dashboard e degli scenari può avvenire direttamente dentro Mago, oppure tramite piattaforme terze, senza nessun vincolo.

Inoltre tutti i report sono in grado di esportare le informazioni rilevate su una qualsiasi tabella Excel facilitandone l’analisi successiva.

Atik ha sempre fatto delle estensioni disponibili sul mercato, una buona soluzione per migliorare l’efficienza di MAGO4 o MAGOCLOUD o MAGOWEB, prodotto ad oggi tra i migliori ERP in Commercio.

Ma come già detto diverse sono le soluzioni Business Intelligence ERP in commercio: Business Intelligence per Mago.net, Business Intelligence per Ad Hoc e Ad Hoc Revolution, Business Intelligence Arca, Business Intelligence Microsoft Dynamics, Business Intelligence Mexal, Business Intelligence Polyedro e Gamma Team System e Business Intelligence per diversi prodotti Zucchetti anche in altri ambiti come l’HR.