Fatturazione Amazon Sellers

Aggiornamento 8 Luglio 2022 (V1.0.9)

Molte le novità previste:

• La gestione dei registri Amazon verificano la corrispondenza della numerazione ed automaticamente creano i nuovi registri permettendo di crearli lato ERP
• In caso di nuovo registro o di evento non gestito in importazione, oggi è possibile creare automaticamente la regola
• i Buchi di registro da parte di Amazon vengono segnalati così da effettuare eventuale controllo successivo
• Gestita l’ordine e le priorità delle regole Registro.
• Gestiti gli STATI dello SDI, così da attuare eventuali comportamenti differenti.

Come collegare il Connettore Amazon per “Amazon Seller” al gestionale?

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Il sistema funziona in Cloud ed importa, ad oggi, tutti i documenti del Report di Amazon:

• In formato CSV (Fatture, Ricevute, Note di Credito, etc.) presenti nel “Calcolo dell’IVA di Amazon”
• In formato PDF, integrandolo con le informazioni mancanti nel CSV (dati Cliente, etc.) presenti in “Fatture di Amazon”
• In formato XML, integrandole con le informazioni mancanti nel CSV (dati Cliente, etc.) presenti in “Fatture di Amazon” come ad es. le fatture inviate al cassetto fiscale

A breve sarà possibile:

• Il formato CSV di “Fatture Commingling UE” (spostamenti tra depositi)
• Il formato CSV e PDF di “Fatture delle commissioni addebitate al venditore”

Quali informazioni vengono acquisite dai documenti fiscali di AMAZON?

Le informazioni disponibili nei report Amazon “Documenti fiscali”:

• Anagrafica clienti in formato CSV, PDF e XML.
• Movimentazione articoli con codici Amazon e cliente
• Informazioni fiscali, n° fattura, data, ricevuta, mercato, IVA, esenzione
• Informazioni, vendite e movimentazione magazzino dall’estero (Programma Paneuropeo)

Il modulo riesce a decifrare le informazioni dei PDF Amazon ed ad estrarre dati importanti come fatture estere, ricevute fiscali e fatture a clienti esteri.

Il connettore Calypso riesce a gestire senza alcuna difficoltà la “fatturazione a clienti esteri”, il modulo riesce infatti ad estrarre la Partita IVA ed a registrare le fatture.

Quali informazioni si importano nell’ERP?

Calypso riesce a catturare tutte le informazione che Amazon non mette a disposizione ed ad integrarle, a seconda dell’esigenza del cliente, all’interno dell’ERP.

In base al gestionale utilizzato, l’integrazione può avvenire in modalità differenti. Le informazioni disponibili sono:

• Anagrafica cliente
• Movimentazioni articoli di magazzino
• Movimenti contabili

Inoltre, il connettore riesce a integrare i documenti fiscali già presenti sull’ERP e recuperare tutte le informazioni necessarie per coprire i buchi documentali, che a volte vengono erroneamente creati da Amazon. Questa attività è delegata a flussi di file che convergono verso l’ERP.

Atik interagendo con le diverse piattaforme riesce a migliorare la produttività, eliminando l’attività di data entry.

Amazon fornisce file parzialmente compilati e documenti fiscali in PDF.

Calypso, è la soluzione scelta da oltre 200 aziende che lavorano con Amazon, collega i flussi amministrativi alla propria piattaforma ERP.

Calypso si integra via WebService, scambio di file (JSON/XML/CSV) e tabelle di confine o dirette. Gestisce tutto il flusso verso gli E-commerce e integra i flussi amministrativi derivanti da Amazon.

Calypso oltre a gestire tutto ciò, ha sviluppato un modulo (ora STAND-ALONE) per integrare i flussi amministrativi derivanti da Amazon.

Il modulo “Amazon fiscal connector” permette di:

• Caricare automaticamente le anagrafiche derivanti dalle vendite Amazon
• Effettuare lo scarico di magazzino di tutti gli articoli venduti da Amazon
• Scaricare automaticamente la tabella articoli Amazon legali all’ERP
• Generare il documento fiscale identificandolo come “INVIATO”
• Generare il movimento contabile con l’apertura e chiusura della partita.

Connettore Amazon – alcune funzioni

FASE 1 – Importazione File Amazon

Per importare i file è sufficiente caricare la “documentazione fiscale Amazon” presente nel Marketplace. In questa fase Calypso leggerà i file, acquisirà le anagrafiche e ne genererà i movimenti fiscali.

Il connettore importa i documenti in PDF, leggendone automaticamente il contenuto ed evitando così ulteriori attività manuali. Saranno evidenziate, se presenti, le anomalie ed apportando le correzioni sarà possibile terminare il processo.

FASE 2 – Gestione Anomalie

Le anomalie possono riguardare ad esempio registri contabili non presenti o dati non coerenti come il codice IVA. In questo caso Calypso mostrerà l’anomalia e chiederà la relativa correzione.

FASE 3 – Gestione articoli non presenti

A volte il codice ERP e Amazon possono essere differenti. Affinché avvenga il match viene utilizzata una tabella di transcodifica, in questo modo sarà possibile scaricare il deposito. Per evitare ripetizioni, gli articoli matchati, saranno memorizzati dal connettore.

FASE 4 – Importazione documenti Fiscali

Nell’ultima fase, il processo importa i documenti fiscali presenti e li integra con l’ERP di riferimento, effettuando ove possibile i relativi movimenti contabili. Chiudendo così l’intera fase di gestione.

FASI EXTRA – Fatturazioni di fine mese & verifiche fiscali

Esistono delle ulteriori fasi:

• Fatturazione mensile . Calypso effettuerà la fatturazione della base imponibile con tutti i dettagli delle fatture emesse sulle singole partita IVA.

• Verifica dei documenti fiscali rifiutati dallo SDI. In caso di esito negativo dello SDI, viene verificata la coerenza. Successivamente alla correzione dell’anomalia viene riemesso il documento fiscale.

Calypso nasce per integrare i flussi operativi delle numerose piattaforme e-commerce. Come ben sappiamo Amazon è il canale di vendita più utilizzato tra chi vuole vendere on-line.

… ma quanto costa il connettore Amazon?

Esistono 3 pacchetti differenti:

• all’interno di Calypso a 1.300 €.
• Stand-Alone (acquisto del solo modulo Amazon) a 2.700 €
• Abbonamento in cloud con canone mensile da 190€

Ricordiamo che Calypso per sua natura si integra a diverse piattaforme di E-commerce (vedi loghi).

Aggiornamento 18 Gennaio 2021

Da oggi l’intero flusso documenti fiscali è importato grazie alla lettura dei PDF e loro conversione, di conseguenza anche i dati NON messi a disposizione da Amazon sono gestiti nel flusso, inoltre vengono efffettuate le fatture di fine mese tra le differenti partite ive estere,

Amazon Cambia ed è sempre più complesso per le realtà che vendono sul Marketplace integrare il proprio flusso aziendale con gli obblighi richiesti da Amazon. Ad esempio per poter vendere a clienti “Amazon Business” bisogna essere in grado di emettere fatture.

Amazon per GARANTIRE ai clienti l’immediata emissione del documento fiscale si pone come intermediario nell’emissione in tutti i paesi dove è presente emettendo “PER CONTO DEL FORNITORE” il documento fiscale stesso.

Non è un obbligo, ma è ovviamente fortemente consigliato da Amazon, tant’è che solo i clienti che utilizzano Amazon come emettitore del documento fiscale potranno avere nei loro annunci la seguente dicitura “Fattura IVA scaricabile”

È evidente che il cliente “Business” sarà fortemente attratto dall’annuncio dove è presente la dicitura “Fattura IVA scaricabile”

L’intento di Amazon è far si che l’esperienza utente sia sempre più completa all’interno della piattaforma e non dare al cliente possibili “fastidi” che possono derivare dalla mancata ricezione dei documenti fiscali o di documenti errati, in ogni caso evitare un eventuale contatto diretto tra il cliente ed il Fornitore. Ovviamente questa comodità per il cliente si tramuta in un problema per il seller, in quanto è necessario gestire l’integrazione con la propria contabilità, lo scarico del magazzino e tutti i processi fiscali derivati.

Come integro la fatturazione diretta di Amazon con il mio ERP?

Questo è uno dei problemi più grossi in quanto l’emissione diretta della fattura da parte di Amazon comporta, per l’Italia, l’invio nel cassetto fiscale della stessa, per gli altri paesi un “banale” documento PDF emesso da Amazon. Provate a pensare all’integrazione di queste informazioni all’interno del vostro ERP Aziendale, pensate ad aziende dove avvengono decine/centinaia di vendite al giorno, che lavoro comporta un inserimento all’interno del proprio Gestionale di:

• Anagrafiche cliente
• Scarico di Magazzino
• Movimenti contabili (apertura e chiusura delle partite)

Tutti flussi che obbligatoriamente sono da farsi a mano, ed attività che comporta decine se non centinaia di ore mensili. Amazon dal canto suo non viene incontro con sistemi che possano integrare i flussi, ma banalmente con dei file parzialmente compilati con le informazioni aziendali e dei PDF di cortesia dei relativi documenti fiscali.

CALYPSO è la soluzione usata da oltre 150 aziende che operano con Amazon, ed è la soluzione ideale per integrare i propri flussi amministrativi alla propria piattaforma ERP. Si Integra con diversi ERP, anche se integrazione perfetta e nativa avviene soprattutto con gestionali predisposti con WebService di servizio come: MAGO.NET e MAGO4. Calypso oltre a gestire tutto il flusso verso gli E-commerce, ha sviluppato da poco un modulo specifico per integrare i flussi amministrativi derivanti da Amazon.

Il modulo “AMAZON FISCAL CONNECTOR” permette di:

• Caricare automaticamente le anagrafiche derivanti dalle vendite Amazon verso l’ERP
• Effettuare lo scarico di magazzino di tutti gli articoli venduti da Amazon, operando sul relativo deposito
• Mantenere e di conseguenza scaricare una tabella degli articoli AMAZON con gli articoli dell’ERP, così da effettuare lo scarico automatico
• Generare il documento fiscale identificandolo come “INVIATO” ed evitare così un doppio invio dall’ERP
• Generare il movimento contabile, quindi l’apertura della partita.

Questo è solo quanto è effettuato dal modulo “Amazon Fiscal Connector”, ma sono diversi i moduli presenti su Calypso.

Calypso si integra a diverse piattaforme di E-commerce tra queste:
 

E si Integra con Molteplici ERP, tra questi:

   

Per saperne di più visita calypso.atik.it