Microsoft Office 365 vs Google apps for Work ? differenze a confronto tra Office 365 e Gmail for business

Ormai la scelta si fa nel CLOUD!, sono sempre di più le aziende che spostano una parte delle risorse che abitualmente tenevano in casa nel Cloud, perché ?

Dovrei fare 10 articoli per spiegare i vantaggi di questa scelta, ma in primis il COSTO CERTO, pago un canone ed ho la certezza che i servizi funzioneranno senza presentarmi sorprese di extra costi, aggiornamenti o qualsiasi altro evento, poi ci sono:

• i risparmi in termini di spazio da adibire ad un’area adeguata
• Condizionamento
• Gruppi di continuità e sicurezza
• Hardware adatto ad ospitare i servizi con il relativo cambio a fine garanzia
• Costi elettrici, che sono numeri importanti se messi insieme al condizionamento
• Costi di Backup
• Costi di Antivirus posta e Antispam
• Attività sistemistica specializzata

E molti altri extra costi che se ben evidenziati possono portare ad una sola scelta IL CLOUD.

Oggi mi voglio soffermare sulla piattaforma di posta, e sul quale scegliere, i prodotti che ormai la fanno da padrona sono 2, Office 365 di “Microsoft” e Gmail for Business di “Google”, tutto il resto segue, ed anche con molta fatica!, ma è davvero difficile decidere da che parte stare, NOI LO SAPPIAMO!

A Confronto Gmail e Office 365 chi è meglio ? Google o Microsoft ? Differenze tra Google apps for work e Office 365 ? è più sicuro Microsoft o Google “mi spia” le mail ? proveremo a rispondere a queste domande tra poco,

Dichiarare di sapere quale sia la scelta giusta è un’affermazione forte ma vendiamo questi servizi ormai da anni, quasi certamente siamo stati tra i primi a proporre Google for Business quando è uscito ed oggi proponiamo Microsoft Office 365, perché è in assoluto la soluzione migliore. Solo davanti ad un reale competitive ci si può rendere conto di quanti e quali siano questi vantaggi.

Ma cominciamo, e sarà un match pieno di colpi bassi, preparatevi!
Prima di tutto cosa cambia tra la posta offerta su Office 365/Google app for Work ed una comune casella di posta POP3/IMAP ??

Solo un piccolo elenco, assolutamente non esaustivo

• Sincronizzazione di tutte le cartelle create comprese sottocartelle
• Sincronizzazione sia della posta ricevuta che di quella inviata, troverete sempre la mail inviata a prescindere da dove la guardate
• Sistemi di visione posta via web evoluta, visibilità rubriche, calendari, contatti, attività, todo, da dovunque
• Gestione del calendario personale sempre sincronizzata su tutti gli apparati (Outlook, mobile etc.) se create un appuntamento sul cellulare ve lo trovate sul pc, con gestione dei relativi inviti
• La posta è in CLOUD, se vi rubano il computer, si rompe, vi rubano il cellulare o quant’altro, nessun problema è sufficiente riconfigurarla per scaricare TUTTA la posta anche quella vecchia inviata e ricevuta
• Possibilità di lavorare off-line e semplicemente sincronizzare quando on-line
• Sincronizzazione della propria rubrica con il cellulare in modo automatico!, vi rubano il cellulare o cambiate cellulare ? nessun problema riconfigurare l’account sul nuovo e avrete tutti i vostri contatti
• Condivisione di altri account, rubriche, calendari
  ….. questo è solo l’antipasto….

SPAZIO A DISPOSIZIONE
Google app for Work, è stato il primo a proporre spazi importanti, quando tutti offrivano 10/20mb lui regalava 1GB!, numeri folli allora, oggi Google for Business offre 30GB di Spazio per singolo utente, numeri importanti e decisamente sufficienti a contenere posta per molti anni per la maggior parte degli utenti.

Microsoft Office 365, inizialmente offriva 25GB di casella, oggi ne offre 50GB di Casella ad Utente, una quantità enorme, ma se non bastasse ovviamente si può avere di più, ci sono profili che prevedono anche archiviazione di posta infinita

AFFIDABILITA’ DI SERVIZIO
Google app for Work, garantisce il 99,9% di continuità, può sembrare un numero enorme, ma significa che 11 Ore l’anno posso permettersi di non funzionare.

Microsoft Office 365, garantisce lo stesso livello di servizio, dando però una copertura finanziaria in caso il livello non venisse rispettato, per nostra esperienza nessuno dei due ha mai dato problemi in tal senso se non per pochi minuti o per parte dei servizi (ad esempio non andavano le funzioni mobile) ma comunque molto sotto a livello che abitualmente si possono avere con il servizio in casa, apparati ridondanti e su connettività ridondante, garantiscono servizi che in casa sono proibitivi

MAIL PUBBLICHE
Google app for work, non le prevede, prevede SOLO le cartelle utente, quindi se voglio avere una casella info@nomeazienda.it dovrò darla come alias a qualche utente oppure acquistare un’ulteriore mail (con il relativo costo).

Microsoft Office 365, al momento offre ancora le cartelle pubbliche erano una delle caratteristiche principali di Exchange e quindi è rimasta anche nella soluzione CLOUD, non ha costo, quindi “tecnicamente” posso avere tutte le cartelle pubbliche che voglio senza aggiungere un costo al mio canone, quando usarlo ? per tutte le mail di sola ricezione ad uso di più utenti (info, commerciale, newsletter, etc.) per i calendari delle sale riunioni, per i fax che oggi sempre di più arrivano in formato elettronico su mail.

CASELLE DI REPARTO
Google App for work, non prevede questo tipo di mail, quindi se voglio una mail di reparto “es. commerciale@nomeazienda.it” devo acquistare una nuova mail o metterla come alias a qualcuno, cosa cambia dalle Mail pubbliche ? le mail pubbliche sono di sola ricezione, le CASELLE DI REPARTO sono a tutti gli effetti delle caselle di posta hanno posta inviata, posta ricevuta, sottocartelle, pensatela proprio nei casi di mail condivise da più utenti.

Microsoft Office 365, prevede le caselle di reparto nei suoi profili business, con un limite di dimensioni ma comunque GRATUITE, cosa mi impedisce di avere solo caselle di reparto ? le caselle di reparto non hanno user e password, posso decidere quale utente può accederci, ma l’utente deve esistere, non posso ad esempio creare profili con sole caselle di reparto, e non posso accedere alla sola casella di reparto se non ho un utente presente.

MULTIDOMINIO
Google App for work, Non prevede questa modalità, non è possibile avere più domini su un singolo profilo

Microsoft Office 365, E’ possibile avere più domini sul singolo profilo, sarà poi necessario definire la casella postale da assegnare ad ogni singolo utente.

INTEGRAZIONE ACTIVE DIRECTORY
Google app for work, non prevede di legare il proprio servizio alle Active directory aziendali, quindi avrò credenziali diverse tra google e la rete aziendale (salvo impostarle a mano), ogni singola attività dovrò farla sempre sul pannello Google, ed eventuali policy di cambio password non saranno replicate su Google se non impostandole a mano, decisamente molto scomodo soprattutto in realtà complesse e con molti utenti e dove è presente un IT.

Microsoft Office 365, prevede la possibilità di Integrare il servizio Office 365 a Active Directory aziendali, con tutti i vantaggi del caso, se necessari, tra questi:

• Stessa password aziendale e posta (SSO Single Sign On)
• Stessa scadenza password
• Replica utenti con relative informazioni tra Microsoft ed active directory
• Riconoscimento automatico di eventuali colleghi presenti in active directory
• Pannello di gestione in casa di Office 365 (senza necessità di accedere al web)

SCRIPTING PER AUTOMAZIONE PROCEDURE
Google app for work, non le prevede, si lavora tramite pannello, quindi eventuali operazioni pianificate che possano comportare esigenze aziendali ad esempio report, alert di spazio, configurazione di risposte automatiche, firma uguale per tutti gli utenti, etc. etc. sono da configurare a mano

Microsoft Office 365, è completamente integrato a “Powershell”, permette quindi agli amministratori di rete di usare Office 365 esattamente come se fosse Exchange, quindi automatismi di qualsiasi tipo (cambio password, report di traffico/spazio occupato, verifica accessi utenti, anomalie di traffico, etc. sono scriptabili con le giuste conoscenze automatizzando soprattutto quelle situazioni più complesse o ripetitive.

MODALITA’ IBRIDA
Google app for work, NON prevede questa possibilità le caselle di posta una volta passate su Google rimangono ospitate sui loro server, non è possibile prevedere situazioni in cui alcune caselle rimangono in casa ed altre su google

Microsoft Office 365, prevede questa possibilità, quando usarle ? Account particolarmente delicati che per tipologia di contenuto si vogliono tenere in casa (amministratori, etc.) oppure esattamente l’opposto, account di basso livello (guest, provvisorie, stagisti) che non si vogliono usare tramite i profili Microsoft, in questo caso ovviamente questi account non saranno pagati perché si utilizzerà l’infrastruttura interna presente (Microsoft Exchange 2010 e oltre)

SERVIZI DISPONIBILI
Google App for work, ha un’infinità di servizi, Chiamate vocali e Video, Posta con Servizio Antispam e Antivirus, Calendari, contatti, tutti sincronizzabili con qualsiasi cellulare in commercio ed anche con Outlook (anche se utilizzando un add-on), con Outlook non vengono configurate le note e nemmeno le attività ma il resto si.

Microsoft Office 365, come con Google ha un’infinità di servizi, inoltre Microsoft oggi è proprietaria di Skype, quindi sono presenti minuti di telefonate gratuite oltre che Posta comprensiva si Antispam ed Antivirus, Calendari, Contatti tutti sincronizzabili con qualsiasi cellulare in commercio e anche con Outlook (in modo nativo) sincronizzando inoltre Note e Attività, la sincronizzazione usa il protocollo nativo exchange, che permette una sincronizzazione completa con il minimo carico di traffico possibile

SUPPORTO BLACKBERRY
Google app for work, non prevede questa modalità, quindi non c’è modo di integrare in modo nativo il Blackberry con Google se non scaricando la posta tramite IMAP, ma si perdono le sincronizzazioni di calendario e contatti

Microsoft Office 365, prevede l’integrazione con Blackberry enterprise, se il proprio contratto cellulare lo prevede è possibile integrare la sincronizzazione Office 365/Blackberry

STORAGE CLOUD
Google app for Work, prevede l’utilizzo dei propri 30GB in modo “condiviso” tra gli utenti, di fatto lo storage comune è quindi 30GB, esiste una modalità a pagamento che prevede spazio di archiviazione Illimatato con un costo aggiuntivo

Microsoft Office 365, prevede l’uso di 1TB di spazio su One Drive, anche sul profilo più piccolo, è sempre comunque possibile ampliarlo ulteriormente, quindi di fatto anche il profilo Essential prevede 50GB di posta + 1TB di spazio di archiviazione su One Drive

APPLICAZIONI
Google app for work, prevede l’uso di Applicazioni web per la realizzazione di Documenti, Fogli di Lavoro e presentazioni, ma non è una modalità compatibile 100% Office.

Microsoft Office 365, ha due modalità una a basso costo che prevede l’uso di Editor Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Publisher, One Note, dove la compatibilità per sua natura è nativa, inoltre con profili più alti è possibile avere l’office completo (comprensivo di Access) anche su PC e Mobile, così da avere un’integrazione perfetta con i propri sistemi di fatto si avrà una licenza per 5 PC dove poter installare il pacchetto office all’ultima versione.

SUPPORTO
Google App for work, prevede un supporto telefonico anche in lingua per le funzioni della piattaforma

Microsoft Office 365, prevede oltre ad un supporto telefonico, anche il supporto del proprio partner, per tutte le problematiche e le funzioni più complesse di integrazione e migrazione

FATTURAZIONE
Google app for work, effettua la fatturazione dall’Irlanda, con i conseguenti problemi di Black list e pagamenti possibili solo con Carta di Credito o addebito sul conto

Microsoft Office 365, effettua la vendita (e la fatturazione) tramite i propri partner, è quindi possibile acquistare direttamente dal partner con le modalità di pagamento più adatte e fatturazione direttamente dall’Italia

Atik è ormai partner Microsoft da molto tempo ed a seguito migrazioni di account da decine di realtà diverse e di qualsiasi dimensioni, siamo in grado di gestire migrazioni da qualsiasi servizio Aruba, Google Mail, Exchange e molto altro riducendo al minimo il disservizio e con costi ormai assolutamente ridotti grazie a procedure automatizzate, valutate attentamente quando vi trovate a rinnovare una soluzione di posta in casa quale sia la scelta giusta, e valutatelo sugli anni, includendo tutti i costi occulti che non sono visibili ad un primo acquisto ma che poi risultano evidenti nel tempo.

Per maggiori informazioni potete rispondere a questo articolo, farò il possibile per darVi risposte esaustive oppure potete contattarci, saremo lieti di aiutarvi ed aiutare colleghi nel valutare il prodotto migliore

Questo articolo per sua natura richiederà un continuo aggiornamento, quindi se avete da aggiungere note o correggere informazioni sbagliate non esitate a farlo, vorrei, per quanto possibile farla diventare una guida esaustiva tra i due servizi.

Un ultimo aspetto è la sicurezza, e la Privacy!, Microsoft ha una documentazione enorme riguardo alla privacy, qui trovate le domande principali che i clienti ci pongono su questo aspetto e a come tende a preservarla, anche Google su servizi ad abbonamento garantisce il massimo livello di privacy leggete qui per maggiori dettagli, quindi i rischi sono davvero minimi con entrambi, a mio modesto parere è più pericoloso averla in casa che averla su Microsoft.

(1) Esistono 2 profili a contratto annuale, uno da 40€/anno e l’altro da 96€/anno, nel secondo caso sono previsti spazi differenti di archiviazione (anche senza limiti)
(2) Esistono diversi profili da 45,60€/Anno, ci sono profili 115,2€/Anno che prevedono office Completo da Destkop (su 5 pc), anche su tablet.