People Smart: La Soluzione Completa per la Gestione del Personale nelle Piccole Imprese

People Smart è l’applicazione cloud innovativa di Zucchetti progettata per semplificare la gestione del personale nelle piccole imprese. Questa soluzione digitale offre una vasta gamma di funzionalità integrate che rendono la gestione dei collaboratori più efficiente, riducendo tempi e costi operativi e minimizzando gli errori legati all’imputazione manuale dei dati. Una piattaforma cloud con un’esperienza di utilizzo semplice e interattiva per far diventare smart la gestione dei tuoi collaboratori.

Guardiamo insieme le principali caratteristiche:

Rilevazione Presenze e Gestione delle Assenze

• Modalità di Timbratura: Uno degli aspetti più critici per ogni azienda è la gestione delle presenze: i collaboratori possono timbrare l’entrata e l’uscita tramite badge tradizionali, app mobile o tecnologie avanzate come NFC e geofencing. Questa flessibilità permette di adattarsi a diverse situazioni lavorative, sia in sede che da remoto, facilitando il lavoro a chi opera in mobilità.
• Gestione Automatica delle Anomalie: L’applicazione non solo registra le presenze ma gestisce anche automaticamente le anomalie come ritardi, assenze non giustificate o errori di timbratura. Questo consente ai responsabili di avere sempre una panoramica aggiornata delle presenze aziendali e di intervenire prontamente per risolvere eventuali problemi.
• Automazione dei Totalizzatori di Ferie e Permessi: I calcoli dei totalizzatori di ferie e permessi sono automatizzati, permettendo ai collaboratori di sapere sempre quanti giorni di ferie hanno a disposizione senza dover chiedere continuamente informazioni all’ufficio del personale. Questo aumenta la trasparenza e la soddisfazione dei dipendenti.

Dossier del Personale

• Centralizzazione delle Informazioni: Ogni dipendente ha un proprio dossier digitale che contiene tutti i dati rilevanti: anagrafica, competenze, documenti personali, certificati medici, corsi di formazione e scadenze.
• Gestione Attiva dei Documenti: Il dossier del personale non è solo un archivio passivo ma uno strumento attivo di gestione. I responsabili possono pubblicare documenti personali del dipendente, come i cedolini paga o le Certificazioni Uniche (CU), richiedendo la conferma di presa visione.

Calendario Presenze e Assenze

• Pianificazione e Gestione delle Assenze: La pianificazione è un elemento chiave per garantire la continuità operativa e l’efficienza del lavoro. Il calendario presenze e assenze di People Smart permette di gestire le assenze dei collaboratori in modo semplice ed efficace. I responsabili possono inserire giustificativi, pianificare le ferie e visualizzare immediatamente la disponibilità del personale, prevenendo così sovrapposizioni o carenze di personale.
• Trasparenza e Accessibilità: Ogni collaboratore può accedere al proprio calendario, pianificare le proprie assenze e verificare i totalizzatori residui di ferie e permessi. Inoltre, il calendario può essere sincronizzato con i calendari personali come Outlook o Google Calendar, rendendo ancora più semplice la gestione degli impegni lavorativi e personali.

Gestione Note Spese e Rimborsi

• Inserimento Semplice delle Spese: La gestione delle note spese è spesso un processo complesso e soggetto a errori. People Smart semplifica questa operazione permettendo ai collaboratori di inserire le spese sostenute durante le trasferte direttamente dall’app mobile, allegando foto dei giustificativi. Grazie alla tecnologia OCR (Optical Character Recognition), l’applicazione riconosce automaticamente i dati rilevanti come data e importo, velocizzando il processo di approvazione e riducendo gli errori.
• Integrazione e Contabilizzazione Automatizzata: Una volta approvate, le spese vengono automaticamente contabilizzate e integrate nel sistema di gestione delle paghe, permettendo una liquidazione rapida e precisa dei rimborsi direttamente in busta paga. Questo sistema non solo semplifica la vita ai dipendenti ma consente anche ai responsabili di tenere sotto controllo tutte le spese di trasferta, garantendo una gestione finanziaria più efficiente.

Pianificazione Turni

• Creazione e Pubblicazione dei Turni: La pianificazione dei turni di lavoro può essere una sfida, specialmente in aziende con esigenze variabili. People Smart facilita questa operazione, permettendo ai responsabili di creare e pubblicare i turni direttamente nell’app. I collaboratori possono consultare i loro turni aggiornati in tempo reale tramite l’app mobile, migliorando la comunicazione e riducendo il rischio di errori o fraintendimenti.
• Notifiche Immediata dei Cambiamenti: La funzione di pianificazione turni tiene conto delle ore contrattuali e del fabbisogno operativo, ottimizzando la distribuzione delle risorse umane. Inoltre, qualsiasi cambiamento nei turni viene notificato immediatamente ai collaboratori, assicurando che tutti siano sempre aggiornati.

Vantaggi dell’Utilizzo

• Semplicità e Intuitività: Uno dei principali vantaggi è la sua interfaccia utente semplice e intuitiva. Progettata per essere chiara e facilmente navigabile, riduce la necessità di formazione e permette agli utenti di utilizzare l’applicazione con facilità fin dal primo accesso. Le icone rappresentative e il layout grafico aiutano gli utenti a comprendere immediatamente le diverse funzionalità, rendendo l’esperienza d’uso piacevole e priva di complicazioni.
• Automazione e Digitalizzazione: La digitalizzazione e l’automazione dei processi sono elementi fondamentali per migliorare l’efficienza operativa. Le attività manuali ripetitive vengono eliminate, riducendo drasticamente gli errori e i costi associati. L’eliminazione della carta e dei fogli Excel contribuisce non solo a un ambiente di lavoro più sostenibile ma anche a una gestione più organizzata e meno soggetta a errori umani.
• Sicurezza e Privacy: La sicurezza dei dati è una priorità per qualunque azienda. People Smart è conforme al GDPR e garantisce i massimi livelli di sicurezza nella gestione dei dati personali dei dipendenti. I dati sono criptati e protetti da accessi non autorizzati tramite credenziali sicure. Inoltre, la soluzione cloud di People Smart assicura che tutti i dati siano sempre disponibili e protetti da eventuali perdite o accessi indesiderati.
• Accessibilità e Flessibilità: Essendo una soluzione basata su cloud, People Smart è accessibile ovunque e in qualsiasi momento tramite PC, tablet o smartphone. Questa flessibilità è particolarmente utile per i collaboratori che lavorano in mobilità o da remoto. L’accesso tramite app mobile consente ai dipendenti di gestire le proprie attività lavorative anche quando non sono in ufficio, migliorando la produttività e la gestione del tempo.

Integrazioni

People Smart si integra perfettamente con altri sistemi e software utilizzati dalle aziende. Ad esempio, può essere sincronizzato con i software ERP Mago4 (altro prodotto Zucchetti) e Calypso, permettendo una gestione automatica e fluida dei dati retributivi, delle anagrafiche dei dipendenti e dei totalizzatori di ferie e permessi. Questa integrazione consente di inviare in un click i dati delle presenze al consulente per l’elaborazione dei cedolini, semplificando notevolmente il processo di gestione delle paghe.

Come Atik Può Aiutare le Aziende ad Utilizzare People Smart

Atik è il partner ideale per le aziende che desiderano implementare e utilizzare efficacemente People Smart.

Dopodichè ci occupiamo dell’installazione e della configurazione di People Smart, assicurandoci che l’applicazione sia correttamente integrata con l’infrastruttura IT esistente dell’azienda. Questo include la configurazione dei server, la connessione con i database aziendali e la personalizzazione dell’interfaccia utente in base alle esigenze specifiche dell’organizzazione.

Forniamo supporto continuo agli utenti per risolvere qualsiasi problema o dubbio che possa sorgere durante l’uso quotidiano del sistema. Per molte aziende, uno degli aspetti più complessi dell’implementazione di un nuovo sistema è la migrazione dei dati dal sistema precedente a quello nuovo. Atik gestisce questo processo con attenzione e precisione, assicurandosi che tutti i dati rilevanti siano trasferiti correttamente e senza perdita di informazioni. Questo include dati anagrafici, storici delle presenze, documenti del personale e qualsiasi altro dato necessario per il funzionamento ottimale di People Smart.

Infatti, implementare People Smart è un processo semplice e veloce grazie alla sua natura cloud. Non sono necessari investimenti in infrastrutture informatiche avanzate, poiché tutto ciò di cui si ha bisogno è una connessione internet. L’installazione dell’applicazione avviene direttamente sul proprio dispositivo, sia esso un PC, un tablet o uno smartphone.

Conclusioni

In sintesi, People Smart rappresenta una soluzione completa e avanzata per la gestione del personale nelle piccole imprese. Integrando tutte le principali funzioni amministrative e organizzative in un’unica applicazione, semplifica i processi, riduce i costi e migliora l’efficienza operativa, offrendo un supporto prezioso per le imprese che vogliono crescere e innovare. La sua interfaccia semplice e intuitiva, combinata con le avanzate funzionalità di automazione e sicurezza, rende People Smart la scelta ideale per chi desidera una gestione del personale moderna e all’avanguardia.

Atik rappresenta un partner strategico per le aziende che desiderano implementarlo. Dalla consulenza iniziale alla formazione degli utenti, dalla migrazione dei dati all’integrazione con altri sistemi, offriamo un supporto completo che assicura un’adozione senza problemi e un utilizzo ottimale di People Smart.