Calypso: gestione interventi tecnici

Calypso offre la possibilità di gestire il personale tecnico e i relativi interventi, aspetti fortemente presenti in molti settori come ad esempio:

• Manutenzione Ascensori
• Manutenzione Muletti
• Manutenzione Caldaie
• Manutenzione Impianti Tecnologici
• Assistenza Informatica
• Assistenza caldaie
• Manutenzione Estintori

Per gestire con ordine e precisione gli interventi tecnici ci sono una serie di passaggi all’interno di ogni realtà, tra questi i 5  passaggi principali sono:

• Arrivo chiamata e richiesta di informazioni generali
• Uscita Tecnico presso il cliente
• Compilazione Bollettino
• Rientro Tecnico con Bollettino
• Registrazione di tutti i bollettini per l’eventuale fatturazione

Considerando le opportunità offerte dalla tecnologia sempre più spesso le aziende chiedono di poter ottimizzare i processi legati a queste operazioni, migliorando 4 fattori:

• Riduzione dei passaggi (e di conseguenza degli errori)
• Azzeramento della ridondanza delle informazioni
• Digitalizzazione del processo ed eliminazione del materiale cartaceo
• Netta separazione tra attività contabile/fiscale e tecnica

Da queste esigenze è nato uno dei processi sviluppati intorno alla piattaforma Calypso, la “Gestione Interventi”, modulo realizzato come Applicativo Web che di conseguenza mostra i seguenti vantaggi:

• Utilizzo del modulo anche in mobilità e da semplice Browser.
• Utilizzabile da diversi dispositivi senza alcun vincolo, è possibile accedere da pc, da tablet o da MAC, senza necessariamente installare alcun applicativo
• Possibile accesso alle informazioni anche in remoto
• Completa sinergia tra il proprio ERP (MAGO, AD-HOC, Navision e molti altri) ed il web
• Integrazione di tutti i processi tecnici (bollettini, piano manutenzione, mezzi) e le informazioni presenti nell’ERP aziendale integrando in TEMPO REALE tutte le informazioni

Calypso attualmente è uno dei software più evoluti per la gestione degli interventi perché in grado di prevedere e gestire facilmente diverse esigenze.

Figura 1 – Maschera Calypso

Ma oltre alla gestione delle risorse aziendali e dei relativi interventi, Calypso si presenta come una piattaforma “Multi-Funzione” capace di integrare normali processi aziendali, dalla Fatturazione e la Contabilità a processi più verticali legati a specifici settori, come il CRM per l’area commerciale o come le RISORSE per l’area tecnica.

Senza troppo addentrarci nel funzionamento tecnico della piattaforma, ritengo importante evidenziare quelli che sono gli aspetti utili per iniziare a conoscere Calypso.

Parco Macchine

Calypso permette di gestire il parco macchine dei clienti (o interno) in logiche di anagrafiche modulabili, quindi possiamo gestire dal veicolo, alla stampante, al computer, alla caldaia, definendo consumi, manutenzioni, attività pianificate, collegando tutto a sistemi IoT che inviano direttamente a Calypso informazioni tecniche e sviluppino eventuali allarmi in caso di anomalie.

Operando con sistemi di misurazione e analisi di cui già si dispone per conteggi differenti (ore, copie, km, ecc), l’estrema flessibilità del parco macchine permette al modulo di adattarsi facilmente e di pianificare con semplicità sia attività di urgenza (ticket aperto dal cliente) sia attività di manutenzione (con l’uso di calendari pianificati)

Altro aspetto indispensabile è la messa a disposizione di schemi, progetti, manuali di ogni singola macchina partendo dalla famiglia o dal modello, in questo modo il tecnico non dovrà portar con sé manuali o altro, ma sarà sufficiente metterlo a disposizione in formato digitale sulla piattaforma.

Il Parco Macchine ovviamente permetterà la gestione delle Matricole così da poter ottenere report specifici sulle macchine in assistenza, inoltre è possibile legare alle singole matricole documenti come certificazioni, conformità e tutto ciò che è necessario allegare.

 Gestione intervento

Questo modulo, come già detto, permette di essere gestito sia in sede che in mobilità, e permette molteplici opportunità a seconda del tipo di azienda e di esigenze presenti, alcuni aspetti che possono essere considerati sono:

• La realizzazione di bollettini di Manutenzione, basati quindi su schemi manutentivi tipici della macchina o del cliente oppure della manutenzione prevista
• La possibilità di scaricare articoli presenti sul mezzo, e direttamente dall’ERP Aziendale movimentandone il magazzino, sia con visibilità dei prezzi che senza alcuna visibilità
• La gestione di tariffe direttamente assegnate alla tipologia di attività o del cliente
• La possibilità di avere bollettini completamente customizzabili con informazioni inerenti all’attività e la gestione della Firma del Cliente direttamente a bollettino
• La visibilità dei dati del cliente e, se richiesto anche il blocco del cliente dal punto di vista amministrativo
• Da bollettino la gestione degli Interventi di manutenzione programmati sul cliente, così da poterli avere come opportunità se sono in assistenza dallo stesso.

Oltre a questo, è possibile gestire tutte le tipiche logiche di intervento con Feriali, Festivi, tipologie di uscite differenti ad ore oppure a costo fisso, tutte dinamiche gestibili in autonomia in piattaforma o vincolabili sul singolo cliente.

 Tariffe e Listini

Il vantaggio dell’Integrazione con l’ERP deriva proprio dalla presa delle tariffe e dei listini direttamente dalla piattaforma aziendale. Grazie a questa integrazione è possibile evitare possibili attività di “sovrascrittura”, mantenendo un sistema coerente anche dal punto di vista dei prezzi. Ovviamente è possibile, se non è messo a disposizione dall’ERP, prevedere un sistema di gestione tariffe e listini completamente integrato a Calypso personalizzati per attività e/o per cliente.

 Gestione Mezzi aziendali

Sempre più spesso è utile conoscere la Geolocalizzazione del mezzo, tramite l’applicativo installato sullo strumento mobile. In questo modo è possibile conoscere la posizione del singolo mezzo ed eventualmente attivare l’intervento richiesto, permette anche di conoscere i percorsi ed ottimizzarli se necessario, così come i consumi ed anche eventuali scadenze del mezzo stesso (assicurazione, bollo, tagliandi, revisioni ecc ). Il mezzo a tutti gli effetti può essere un magazzino viaggiante, di conseguenza verranno effettuati gli scarichi/carichi del materiale consegnato al cliente, tutto mantenendolo sincronizzato con l’ERP aziendale.

Gestione Tecnici e Saturazione

La gestione dei tecnici comporta anche la gestione del Calendario presenza e le analisi di saturazione, potendo così calcolare su grafici estesi l’occupazione delle ore sulle varie attività per i singoli tecnici in misura delle ore retribuite, fattore decisamente utile per l’ottimizzazione delle risorse interne.

La saturazione è uno dei fattori di maggior controllo nell’area tecnica, in quanto aspetto determinante nella costificazione del personale. I tecnici possono essere specializzati su una o più attività e quindi nella gestione dei ticket possono essere coinvolti solo nelle loro specifiche competenze, ed avere visibilità solo delle pianificazioni a loro assegnate, stessa cosa vale sui clienti. I tecnici infatti possono essere coinvolti su uno o più clienti, ed anche in questo caso è necessario poter gestire tecnici specifici per singolo cliente o macchina.

Figura 2- Saturazione Tecnico

 Gestione Contratti

La molteplicità dei contratti presenti è interamente gestita da Calypso, dalla loro stesura ed integrazione nell’ERP (con l’utilizzo del documentale) fino alla loro gestione, è possibile infatti gestire contratti a cadenza, contratti a consumo (ore), contratti a chiamata, contratti con rinnovo automatico o meno, con la gestione del parco macchine o meno.

E’ possibile poi definire a contratto se renderlo fruibile da uno o più clienti o da uno o più tecnici, creando così contratti estremamente specifici.

Sui contratti a consumo inoltre sono previste diverse modalità, a consumo puro, di conseguenza il cliente avrà “N” chiamate o ore a disposizione, ma anche a forfait, in questo caso al contratto verrà definito un “presunto consumo” e se esso viene raggiunto o superato sarà evidenziato nelle reportistiche di riferimento.

Figura 3- Maschera Contratti

 Report

Una delle chiavi più interessanti è la reportistica, in quanto fortemente customizzabile secondo le esigenze del cliente tramite un metalinguaggio che rende possibili molteplici report. Tutto questo nasce dal fatto che le numerose necessità rendevano impossibili dei report standard e di conseguenza si è creata l’esigenza di sviluppare un meta linguaggio in grado di dare, sulla base di specifici campi report poi esportabili facilmente in excel.

Questa esigenza ha portato a un’ulteriore necessità che riguarda i report Pianificati. I report pianificati infatti sono report periodici che possono essere ricevuti via mail come: report settimanali sulla situazione saturazione, report giornalieri sulla situazione calendari, o ancora la quantità di ore previste nei 15 giorni successivi.

Figura 4 – Esempio Report

Calendario

Altro aspetto indispensabile è la gestione dei calendari dei tecnici. Il modulo legato alla gestione del calendario può essere personalizzato per colore e

tipologia:

• La gestione di appuntamenti pianificati (da Manutenzione o da Ticket)
• La conoscenza o la visione di interventi già svolti
• La gestione del proprio calendario presenza (assenze, permessi, etc)

É possibile poi l’integrazione con soluzioni di posta come Office 365 o Google Calendar così da mantenere sincronizzate le informazioni tra le piattaforme, anche in questo caso il calendario è sempre fruibile da remoto tramite applicazione mobile.

 

 Gestione Ticket

Gli interventi sono comandati da pianificazioni organizzate da personale interno ma anche da ticket che possono essere attivati da clienti. La gestione dei ticket è altro passo indispensabile nella modularità di un prodotto di gestione tecnici, è possibile quindi prevedere che il ticket venga aperto direttamente dal cliente dalla sua area personale, oppure da personale interno all’azienda, il ticket può essere gestito interfacciandosi con l’area amministrativa ed attivando eventuali blocchi automatici in caso di blocco cliente, ma può anche interagire con i contratti in essere e gestire differenti SLA in base alle politiche aziendali.

Il ticket per sua natura può portare una pianificazione di appuntamento e può essere gestito da uno o più tecnici anche operando insieme e passando un ticket a seconda del cambiamento delle esigenze (il ticket nasce per un problema meccanico che poi risulta essere un problema elettrico, quindi lo stesso passa da un tecnico ad un altro) Gli stessi ticket possono poi interagire con gli Interventi e con la fatturazione.

Operare con ticket permette un’organizzazione migliore degli interventi, una pianificazione più ordinata, una storicità più tempestiva e la gestione di eventuali politiche di SLA (Service Level Agreement) e di Urgenza, cosa impossibile senza un sistema di controllo.

Figura 6 – Gestione Ticket

 Area Clienti

Un altro aspetto sempre più richiesto è l’accesso a determinate informazioni da parte dei clienti, aspetto che permette di alleggerire il Back-office aziendale permettendo al cliente di vedere la situazione contabile, aprire gli interventi, vedere la situazione dei propri ticket ed essere informato su novità tecniche e commerciali. Oggi tutte le realtà strutturate mettono a disposizione dei propri clienti aree “customer-care” per fidelizzare con il cliente e offrire maggiori strumenti di gestione aziendale a seconda delle proprie necessità. Calypso integra nella propria area strumenti essenziali tra cui:

• News Commerciali / Tecniche
• Situazione Contabile ed eventuali blocchi
• Situazione Contratti (Scadenze e rinnovi
• Elenco interventi con loro estrapolazione e visione di quelli fatturati e non
• Apertura Ticket e visione dei ticket aperti
• Attivazione richieste commerciali

Il cliente poi avrà a disposizione la visione delle proprie macchine in manutenzione, l’eventuale situazione, manuali, certificazioni e tutto ciò che ha bisogno di visionare.

 Analisi Grafiche

Grazie alla forte integrazione con PowerBI, affiancati ai report, è possibile integrare funzioni di Business Intelligence costruendo Dashboard personalizzate che vadano a prendere i dati presenti su Calypso e sull’eventuale Gestionale aziendale. L’integrazione della Business Intelligence è oggi un fattore indispensabile per avere una visione in tempo reale della situazione, visione spesso non possibile con la semplice reportistica.

Figura 7 – Analisi Grafiche

 Fatturazione

L’aspetto fondamentale di qualsiasi verticale specifico per il settore è la completa integrazione con l’area amministrativa. Calypso si integra con diversi Gestionali tra cui Mago.net, Mago4,  AD-HOC, Navision, permettendo di portare in fatturazione tutti gli interventi svolti e i relativi contratti. Grazie all’integrazione è possibile ottimizzare i normali processi di gestione degli interventi, in quanto tutti disponibili in piattaforma, senza la necessità di strumenti cartacei e superando le problematiche legate alla ridondanza di informazioni o di replica delle registrazioni. Tutte le informazioni cliente vengono prese in tempo reale dall’ERP aziendale, così come le tariffe, i contratti, i pagamenti e tutti gli aspetti utili allo sviluppo dei documenti fiscali che verranno poi emessi dall’ERP, ma mettendo a disposizione dei clienti l’eventuale Fattura FAC-SIMILE, si noti bene che con la fatturazione elettronica il documento cartaceo avrà solo scopo di semplificare il controllo.

La Forte Integrazione con diversi gestionali è possibile grazie ad un modulo di “correlazione Mago-Gestionale” che ci permette di definire i dati in transito tramite tabelle temporanee così da non andare ad intervenire direttamente sul dato amministrativo e garantendo il massimo della coerenza dei dati. Le verticalizzazioni sviluppate sui vari ERP sono diverse ma ovviamente tutto dipende dalle esigenze specifiche, Calypso nasce insieme a Mago (Zucchetti) di cui Atik è Distributore Platinum.
Ecco tutti gli ERP con i quali il software gestionale può integrarsi:

Calypso è in grado di potersi interfacciare con i sistemi ERP più diffusi, è infatti possibile richiedere:

• Connettore Calypso – Mago.net
• Connettore Calypso – Mago4
• Connettore Calypso – TeamSystem
• Connettore Calypso – Ad Hoc Revolution
• Connettore Calypso – Microsoft Dynamics
• Connettore Calypso – SAP
• Connettore Calypso – Gestionali Zucchetti

I moduli appena illustrati sono quelli direttamente correlati e collegabili con la Gestione Interventi, nel caso in cui non ci fossero dei moduli previsti, tutto è integrabile con sistemi di CRM, Preventivazione e Ordine Cliente/Fornitori.

 

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