Integrazione ERP con E-commerce

Il commercio elettronico è in assoluto un mercato in continua crescita, dato confermato da trend positivi che interessano sia nuovi settori sia ambiti già da tempo molto redditizi, numeri che, in Italia, probabilmente si stabilizzeranno solo tra molti anni vista la netta differenza rispetto a molti altri Paesi.
Nel 2018 la soglia dei 40 miliardi di Euro è stata superata, ovviamente con crescite in settori diversi e per ragioni differenti, ma certo è che l’acquisto on-line ormai si è fortemente consolidato nelle abitudini degli italiani, sia nel mondo B2B che nel mondo B2C, dove i vantaggi dati da comodità, velocità e “percezione” di un miglior prezzo predominano.

Si pensi solo a quante volte capita di prenotare un viaggio, fare la spesa, acquistare i regali di Natale o ordinare una cena comodamente seduti sul divano!
NON esiste negozio che possa offrirvi tutto questo se NON ON-LINE.

Piattaforme e-commerce e ERP

Non vogliamo in questo articolo concentrarci sulle specifiche opportunità che i singoli settori possono portare, ma desideriamo indicare un percorso necessario e naturale per qualsiasi realtà che intenda entrare e/o crescere in questo settore ed in particolare come l’integrazione dell’ERP aziendale possa ottimizzare i processi interni delle PMI.

Cos’è un gestionale ERP?

Forse per molti di voi questa è una domanda retorica ma i dubbi legati all’ERP sono ancora tanti. Con l’acronimo ERP (Enterprise Resource Planning) ci si riferisce al comune gestionale aziendale, software che può essere anche integrato con tutti i processi aziendali. Non è quindi uno strumento utile solo al team amministrativo che si occupa della gestione della contabilità come bolle e fatture ma è anche pensato per abbracciare diverse soluzioni di integrazione di dati che aiutano a ridurre la duplicazione delle informazioni e di passaggi necessari. Se consideriamo, ad esempio, il processo di vendita un ERP integrato all’E-Commerce ti consente di:

  • Acquisire l’anagrafica dell’acquirente
  • Verificare l’incasso del pagamento
  • Scaricare il magazzino
  • Emettere il documento fiscale “fac-simile” per il cliente
  • Inviare il documento fiscale elettronico allo SDI
  • Emettere i documenti necessari alla logistica
  • Informare il cliente sul tracking
  • Effettuare i movimenti fiscali relativi ai pagamenti, chiudendo la relativa partita

E tutto ciò in modo automatico partendo dall’ordine cliente, un bel risparmio vero?

 

I vantaggi dell’integrazione ERP

Se oggi consideriamo tutte le realtà commerciali troviamo differenti tipi di azienda, da quelle nate online a quelle tradizionali che si sono evolute,  entrando nel mondo web,  per rispondere alle esigenze dei consumatori. Troviamo quindi società nate on-line che oggi affiancano anche delle sedi fisiche, gestite da una piattaforma centrale on-line (Eprice), esistono poi realtà “tradizionali” migrate (o affiancate) all’on-line, che oggi puntano sempre più alla vendita tramite e-commerce per sviluppare il loro fatturato (Decathlon, Pandora, Esselunga) e poi ci sono realtà di servizi (GROUPON, PRONTOPRO); in tutti questi casi comunque,  è sempre l’on-line il mezzo che permette di incrementare la vendita. Queste attività si basano su concept di vendita differenti ma tutte hanno un elemento comune: il gestionale ERP.

Oggi non si può fare a meno di pensare all’on-line se si vuole far crescere la propria azienda, a prescindere dal suo ambito. È importante però non considerare solo ai vantaggi più evidenti come la semplificazione del processo di vendita ma pensiamo anche a una serie di vantaggi meno scontati che vanno ad impattare nel quotidiano aziendale e che possono cambiare la percezione agli occhi dei propri clienti:

  • servizi precisi ed efficienti di customer care
  • acquisizione ordini da agenti
  • visione disponibilità prodotti
  • informazioni di supporto
  • gestione assistenza
  • servizi di prenotazione
  • semplificare il processo di vendita

Tutti processi volti a MIGLIORARE L’EFFICIENZA E LA PERCEZIONE AZIENDALE.

Affrontare il mercato on-line se da un lato può “sembrare” inizialmente un processo semplice, diventa sempre più complesso con il crescere dei numeri, del fatturato coinvolto e della concorrenza presente sul mercato.  Le esigenze che si incontrano sono diverse e di diversa natura, proveremo in quest’articolo ad evidenziare le maggiori criticità, che non possono che coinvolgere una forte integrazione E-commerce e ERP per rendere i processi ancora più efficienti.

Ma perché è necessario integrare il gestionale ERP con l’E-commerce?

Il quesito più corretto è: posso avere un E-commerce di successo senza relativa integrazione con l’ERP aziendale? La risposta è: ASSOLUTAMENTE NO. Oggi NON esiste piattaforma di vendita on-line con volumi importanti, mi riferisco ad almeno 1000 vendite/mese, che non abbia una integrazione, anche minima, con il proprio ERP e se esiste sta creando un’enorme inefficienza e riducendo drasticamente i propri margini.
Nessun E-commerce strutturato PUÒ pensare di crescere se non integrandosi in modo forte con l’ERP aziendale.

Di seguito proveremo a spiegare alcuni dei motivi per i quali è indispensabile parlare di integrazione e-commerce, analizzando le singole aree.

Integrare le piattaforme e-commerce per migliorare tempi e costi di gestione

Erp e vendita e-commerce

Uno scontrino medio sugli acquisti online può essere anche molto basso e sviluppare un elevato volume creando dei “costi nascosti” decisamente alti su una singola vendita.
Partiamo con l’analisi di uno scontrino da 100€.

È evidente come da un’iniziale marginalità del 50% è facile arrivare a marginalità decisamente ridotte, rischiando spesso di azzerarla (non sempre lavoriamo con una marginalità del 50%), proprio per questo una conoscenza completa di queste informazioni SU OGNI SINGOLA VENDITA è fondamentale per avere il controllo della situazione, conoscenza che si può avere SOLO integrando tutte le informazioni in un unico sistema (ERP).

L’inefficienza in questi casi può essere nascosta in molteplici aspetti e non è sempre facile poter intervenire; non a caso, sotto certi volumi, la cura può essere più costosa del male.

Le attività in termini di efficienza su cui è possibile intervenire riguardano molti aspetti ma qui ci focalizzeremo solo su 3:

  • 1. Costo Gestione Ordine

Include tutti i costi del personale, carta, e-mail, telefonate che portano alla conferma dall’ordine alla comunicazione in logistica per effettuare la spedizione.
Dai 10 ai 30 ordini al giorno questo processo può essere gestito manualmente, pur incidendo sull’efficienza, l’impatto sarà così ridotto da rendere il miglioramento marginale.
Oltre questi numeri, l’integrazione E-COMMERCE con il proprio ERP, o comunque con un ERP nato per questo scopo, permette di ottimizzare tutti i processi in termini di velocità, costo del personale, riduzione degli errori e tempestività delle informazioni e risulta quindi essere una scelta indispensabile.

L’INTEGRAZIONE E-Commerce/ERP permette la corretta comunicazione tra:
-> Anagrafica -> Ordini -> Logistica

  • 2. Costo Logistico

Anche in questo caso una logistica (interna o esterna) non efficiente, con un sistema di messa a dimora/picking/packing/delivery manuale, non automatizzata e non gestita, porta enormi inefficienze.

Diversamente un sistema WMS (Warehouse Management System) fortemente integrato con il proprio E-commerce e il proprio ERP, riduce drasticamente i costi di gestione ed i possibili errori, fino quasi ad azzerarli automatizzando anche le informazioni utili alla vendita e velocizzando i processi.

L’INTEGRAZIONE ERP/E-Commerce permette la corretta comunicazione tra:

-> Ricezione Ordine  -> Picking prodotti -> Packing spedizione -> Spedizione

  • 3. Costo Gestione Post-Vendita

Qui l’inefficienza si compone di tutti gli automatismi INDISPENSABILI per dare al cliente una percezione di servizio “di qualità” quindi si uniscono le integrazioni tipiche verso l’ERP con tutte le funzionalità che sposano il Marketing, ma che allo stesso modo permettono di rendere “di qualità” l’esperienza di acquisto.

Fatturazione  -> Ricezione Tracking e comunicazione al cliente  -> Eventuale richiesta Feedback  -> Eventuale Survey  -> Eventuale Integrazione a Mailing List con info aggiuntive (dati cliente + ultimo acquisto per mail periodiche)

Quanto integrare piattaforme E-commerce ad un sistema ERP può rendere efficienti tutti questi processi?

Nel nostro caso il 21% del valore di vendita dipende da questi processi, anche un’ottimizzazione del 30%, porterebbe ad un aumento del margine del 6%; proiettare questi dati sul proprio fatturato consente di comprenderne il significato economico e i vantaggi offerti dall’integrazione. Se, ad esempio, consideriamo 1M€ sono 60.000€/anno di risparmio, ancora di più se prendiamo in considerazione 10M€ il risparmio annuo è pari a 600.000€ ed i costi di integrazione sono decisamente inferiori.

L’integrazione ERP per l’E-commerce è relativa solo alla vendita?

Gli aspetti di integrazione sono diversi e non coinvolgono solo la vendita, da questo processo è facile vedere un risparmio IMMEDIATO, ma anche negli altri casi i vantaggi sono presenti, vediamone alcuni:

PRODOTTI – MAGAZZINO

  • Prodotti allineati per disponibilità, Back-order e arrivi: la loro integrazione con l’e-commerce permette di velocizzare il processo di vendita in TEMPO REALE ed incentivare l’acquisto.
  • È possibile vedere online la disponibilità dei prodotti, con relativa quantità o icone di semafori che indicano la loro presenza o meno in magazzino, e conoscere in tempo reale la data di arrivo prevista.
  • Permettere inoltre di conoscere per gli ordini in back-order lo stato e la data di arrivo
  • Prodotti allineati per click e visite permette di capire dove è presente la maggior richiesta e se è il caso aggiustarne in modo automatico il prezzo
  • Prodotti allineati per costo/listini permettono di conoscere in tempo reale la marginalità Lorda/Netta e adeguare in automatico i listini on-line senza alcun intervento
  • Una disponibilità in tempo reale mi permette di indicare in maniera automatica ai marketplace la lista dei prodotti disponibili evitando acquisti di articoli non presenti in magazzino con i relativi rischi di feedback negativo

I processi di vendita online: i vantaggi dell’integrazione

Possedere un e-commerce integrato con il proprio gestionale ERP presenta i seguenti vantaggi:

  • informazioni sui prodotti più coerenti
  • percezione di efficienza da parte dei clienti sia in fase di acquisto che sui servizi di assistenza
  • automatismi possibili sulle vendite sulle base dell’incrocio di dati relativi a disponibilità/rotazione/visite
  • riduzione delle richieste di disponibilità al customer care
  • riduzione delle vendite annullate per mancanza di disponibilità con relativa gestione da parte dell’assistenza (problematica presente soprattutto sui marketplace in quanto soggetti a declassamenti e sospensione)

I vantaggi non sono quindi evidenti e circoscritti solo alla vendita dei prodotti ma sono spesso legati all’incremento delle vendite e alla riduzione di potenziali problematiche delle vendite.

AREA CLIENTI

  • Informazioni di vendita disponibili on-line aggregando più fonti (sito + Marketplace + altri canali)
  • Informazioni statistiche disponibili al cliente per veicolare nuove vendite o vendite ripetitive
  • Informazioni finanziarie, fatture, scadenze, eventuali fidi concessi, eventuali insoluti
  • Informazioni di processo, situazione ordini, commesse, info di produzione
  • Gestione RMA, Gestione Richieste di supporto tutte integrate con CRM Interno
  • Gestione Ticket tecnici, con riporto direttamente in contabilità in base ai contratti in essere

I vantaggi dell’integrazione ERP per area clienti
Anche in questo caso i vantaggi NON incidono direttamente sulla marginalità ma sull’efficienza dei processi riducendo le chiamate verso il customer-care e portando il cliente ad “autogestire” il proprio profilo e tutti i processi che gli competono (richiesta preventivi, acquisizione informazioni sui pagamenti, etc.). La percezione dell’azienda ne giova per efficienza e per qualità del servizio offerto rendendo il GAP tra sé e i propri concorrenti più ampio e portando a un maggior valore in termini di percezione.

Potremmo proseguire con decine di altri esempi, gestione ordini agenti, sistemi di prenotazione corsi o aule, gestione preventivi, e molto altro, ma ci limitiamo agli aspetti più evidenti.

Come avviene il processo di integrazione del mio e-commerce con l’ERP?

In primis è necessaria la giusta competenza, sia sugli aspetti relativi all’e-commerce, con una profonda conoscenza delle piattaforme in commercio e dei meccanismi che regolano il mercato on-line, sia su quelli relativi al mondo dei gestionali.

È INDISPENSABILE infatti conoscere in modo profondo i meccanismi dei diversi ERP in commercio allo scopo di sapere dove intervenire nelle fasi di POPOLAMENTO dei DB e dello scambio informazioni. Una forte competenza di questo tipo deriva spesso dalla creazione dei TEAM di lavoro tra chi ha la competenza sull’E-Commerce e chi sull’ERP, gli ERP abbracciano aspetti fiscali, amministrativi e contabili estremamente delicati che NON possono essere sottovalutati.

Anche parlare di ERP è estremamente “generalizzante”. Troviamo diverse piattaforme, con modalità di lavoro ed esigenze differenti, per ambienti e soluzioni diverse. Atik è Platinum Partner Zucchetti per il mondo Mago4, ma possiede ampie competenze per poter lavorare su diverse altre piattaforme.

Famiglia Zucchetti

Integrazione adhocIntegrazione Gestionale ZucchettiIntegrazione Gestionale ERPMAGO4 Atik

 

Prodotti TeamSystem come

Integrazione Teamsystem

Ma anche anche altri gestionali ERP:

Integrazione ERP SAP  Integrazione SAP Integrazione Microsoft Dynamics

E software ERP meno conosciuti come:

Integrazione Panthera Integrazione Spring Integrazione Omega Integrazione MexalIntegrazione ERP Arca Evolution

Se il vostro prodotto non è tra questi, siamo sempre pronti ad affrontare nuove integrazioni.

Integrazione E-commerce: qual è il miglior ERP?

Se la nostra esigenza fosse quella di cambiare il gestionale aziendale, quale sarebbe il miglior ERP? La risposta sarebbe: “dipende!”.

Pensando alle strutture che tipicamente affrontano il mondo on-line diremmo Mago4. La risposta deriva da diversi anni di esperienza sui prodotti Microarea Zucchetti, dove la forte propensione all’integrazione ci ha permesso di sviluppare centinaia di Integrazioni con diverse soluzioni nel mondo on-line che oggi rendono il processo decisamente semplice ed immediato, grazie alla disponibilità di ”Web Services” dedicate e altre soluzioni custom. Operare su Mago è, di fatto, una soluzione con un bassissimo livello di rischio in termini di compromissione del dato, questo ci aiuta ad integrare facilmente qualsiasi soluzione esterna.

È però fondamentale conoscere le esigenze aziendali per raggiungere risultati ottimali e migliorare l’efficienza del processo di vendita. Studiare insieme la soluzione migliore vuol dire partire dall’analisi del tipo di prodotto/servizio venduto e del tipo di integrazioni necessarie con negozi, produzione, logistica, servizi o attività di consulenza, per arrivare a creare uno strumento personalizzato capace di rendere le attività interne efficienti e ottimizzate.