Software Calypso

Mago è una delle Soluzioni Gestionali ERP più diffuse in Italia per la sua semplicità e per la quantità di soluzioni verticalizzate offerte. Per questo abbiamo sviluppato una soluzione che si adatta in modo particolare al software gestionale Mago e non solo: Calypso.

I comuni software gestionali si occupano del management finanziario e fiscale dell’azienda, permettendo al reparto amministrativo di gestire tutto il necessario come la fatturazione, la contabilità, il magazzino, ecc. Tuttavia, ciò è solitamente isolato dalla parte operativa, soprattutto nelle realtà dove si lavora su interventi presso i clienti. Alcuni esempi:

• Manutenzione Carrelli elevatori e piattaforme aeree
• Manutenzione Informatica e attività sistemistica
• Manutenzione e assistenza caldaie
• Assistenza meccanica
• Manutenzione robot di produzione
• Manutenzione Giardini
• Manutenzione elettrica o Idraulica

Tutte le attività che richiedono la gestione dei tecnici (dalla loro operatività, alla costificazione preventiva fino alla fatturazione) sono l’ambito ideale della “Gestione Interventi Tecnici” di Calypso.

L’approccio delle verticalizzazioni per Atik (Gold Partner Microarea) si basa su Calypso, una piattaforma sviluppata completamente su infrastruttura web, capace di garantire una serie di vantaggi indispensabili al giorno d’oggi nell’operatività aziendale.

I vantaggi della soluzione Web sono molteplici:

• Utilizzo in mobilità, senza vincoli di piattaforma: è possibile operare dovunque;
• Utilizzo in mobilità anche con Tablet e Smartphone;
• Accesso diretto ai dati contabili sviluppati su Mago (anagrafica clienti, fatturato, ecc) e su molti altri gestionali;
• Geolocalizzazione, uso dei barcode e di tutte le funzioni presenti tipicamente su mobile;
• Gestione diretta degli interventi dal cliente alla fatturazione in tempo zero;
• Integrazione con soluzioni di BI per l’analisi dei risultati in ambito tecnico;
• Gestione dello storico interventi a partire dai ticket.

La forte Integrazione con i software gestionali più diffusi ci permette di portare quanto sviluppato con Calypso direttamente all’interno degli processi del cliente, demandando così tutta l’attività di fatturazione allo strumento aziendale. Forti delle competenze acquisite, abbiamo sviluppato connettori per:

La soluzione funziona anche senza alcun gestionale, effettuando la reportistica su file esterni ed emettendo poi la fatturazione in modo separato. Il vantaggio di averlo integrato in un gestionale, però, sta proprio nel mettere a disposizione i processi sviluppati da Calypso al reparto finaziario/Amministrativo, dalle anagrafiche alle politiche amministrative e di tariffa.

Cosa permette di fare Calypso per gli interventi tecnici? Quali sono i vantaggi di un software di gestione interventi?

Le opportunità sono moltissime.

Gestione dei Contratti

I contratti gestiti possono essere di diverso tipo e natura, legati ad interventi e non e gestiti con scadenza o con cadenza. Calypso è un software versatile che permette di gestire con facilità documenti e contratti differenti a seconda delle esigenze richieste dal cliente. Avere l’opportunità di operare sui contratti direttamente dal web garantisce una sincronia con la rete commerciale, integrandola a sua volta con la parte CRM di Calypso.

Gestione del deposito per Tecnico o Automezzo e dei relativi ricambi

Ogni tecnico in mobilità opera spesso con automezzi su cui porta ricambi da usare presso i suoi clienti. Questi dati possono essere presi direttamente dal gestionale aziendale: in questo modo il tecnico potrà effettuare automaticamente lo scarico dei prodotti con il listino assegnato al cliente, emettendo in automatico il documento di trasporto e facendo scattare gli eventuali e necessari meccanismi di acquisto in caso di sottoscorta. Il processo diventa così lineare.

Gestione del Parco Macchine

Se si opera su macchine sotto manutenzione come automezzi, strumenti, attrezzature, apparati su cui è prevista una manutenzione anche periodica, Calypso permette di gestire lo storico degli interventi, la scadenza, le garanzie e molto altro.

Tutti i campi del settore del parco macchine possono essere facilmente personalizzati, integrando schede tecniche, foto, modelli, produttori e famiglie, oltre a tutti i parametri necessari alla loro manutenzione come i Km, le ore o qualsiasi altro parametro che ne permetta la manutenzione. Per questo è stata dedicata grande attenzione alla versatilità del prodotto, ritenendo indispensabile trovare soluzioni adatte a tutti.

L’integrazione con le ore del personale permette ulteriori statistiche e sistemi di alerting sulla base di soglie definite. Partendo dal presupposto che ogni tecnico deve compilare le attività svolte, il sistema incrocia le ore di lavoro in base alle presenze con le ore degli interventi e segnala eventuali operazioni mancanti con un preavviso. In questo modo si evitano eventuali “mancate fatturazioni” o report non corretti, con l’obiettivo di gestire al meglio la saturazione ore.

Geolocalizzazione mezzi

Sempre più importante è ottimizzare il percorso dei mezzi e la loro geolocalizzazione. Vari studi hanno dimostrato che uno strumento di questo tipo può indicare in modo puntuale dove si trovano i mezzi di lavoro sul territorio, organizzando l’eventuale giro (GESTIONE GIRO), ottimizzandolo, eventualmente tramite il Ticket, e attivando l’operatore idoneo che si trova in prossimità del cliente.

Gestione ticket

L’apertura e la gestione dei ticket è di fatto uno dei processi più importanti nella gestione delle attività giornaliere. Possono essere inserite dai clienti (se autorizzati) o dal personale interno, facendo scattare tutti gli automatismi e le priorità (gestione SLA) legati al cliente, tenendo così traccia di tutti gli interventi scaturiti dal ticket e permettendogli di vedere l’attività svolta, statistiche e reportistica relativa.

La gestione interventi prevede, tra le più comuni esigenze, la gestione delle manutenzioni che esigono specifici lavori per contratto o per macchina. Calypso permette, anche in questo caso, un forte dinamismo della manutenzione che può essere legata a tempo o ad usura, con indicatori di vario tipo attivabili tramite piano interventi e allegando tutta la documentazione relativa alla macchina/produttore/modello ma anche alla relativa storicità interventi.

Gestione Bollettini

Il bollettino è completamente personalizzabile dal cliente e, se necessario, differente per ogni esigenza (ad esempio quando si opera c/terzi). Ogni intervento può essere sviluppato su più attività dallo stesso cliente, così da renderlo adatto anche nelle situazioni di manutenzione di un intero parco. I bollettini vengono archiviati e possono essere firmati anche in modalità elettronica, inoltre è possibile avere bollettini differenti per clienti o per necessità.

Tutti i tecnici sono integrati su calendari di attività previsionali e definitive a loro volta integrate a Office 365 o Google , così da mantenere la massima simbiosi tra Calypso e il comune sistema di gestione appuntamenti aziendali. Ogni tecnico può supervisionare il proprio calendario e, se autorizzato, anche quello di altri. E’ possibile inoltre prevedere una supervisione generale dei calendari da parte di terzi.

Reportistica

Tutta la reportistica è fortemente personalizzabile, poiché il software crea report in base alle esigenze specifiche e campi ad hoc. La customizzazione della reportistica rende l’intero ciclo di gestione fortemente adattabile alle personali esigenze, sviluppando soluzioni su misura. Non esiste un limite di termini di reportistica e questa può essere inviata via mail, esportata e lavorata in completa autonomia.

Sfruttando le potenzialità di Microsoft Power BI, siamo in grado di integrare tutte le opportunità che questo mezzo mette a disposizione, realizzando potenti Dashboard specifici legati alle performance degli interventi e della saturazione ore. Il tutto in tempo reale su dati rilevati anche dalle presenze.

Cloud

La gestione in Cloud è una delle metodologie di lavoro del software Calypso, che può operare direttamente sui server del cliente oppure in Cloud, demandando a quest’ultimo tutti i compiti di manutenzione e backup del sistema.

Calypso Interventi nasce dalla necessità di clienti e realtà aziendali che ritengono indispensabile l’affidabilità del sistema di gestione, con l’obiettivo di ottimizzare tutti i processi destinati alla fatturazione. Le oltre 200 Installazioni di Calypso garantiscono un prodotto affidabile e aggiornato nel tempo, integrando continuamente nuove funzioni. Scopri di più su Calypso!