Uno degli applicativi più utilizzati in ambito officine e carrozzerie è Triatel, soluzione di preventivazione che permette di offrire con facilità preventivi in ambito di carrozzeria. Questa soluzione prevede un semplice sistema di fatturazione, ma essendo specifico per le carrozzerie ed i periti, è di difficile utilizzo in società che si occupano di più attività come concessionarie e officine molto grandi che offrono numerosi servizi.
Si tratta comunque di un sistema di semplice fatturazione e quindi non prevede tutta la gestione tipica degli incassi, fiscalità IVA e quant’altro, cosa invece gestita in modo ottimale da Mago4.
Proprio per questo una delle più recenti soluzioni che abbiamo sviluppato su Mago4 è stata l’integrazione con Triatel, specifico gestionale di preventivazione utilizzato da officine e carrozzerie.
Questa soluzione permette di sincronizzare tutti i preventivi presenti su Triatel con il software Mago4 così da importare correttamente i dati relativi al preventivo confermato e procedere con la fatturazione dell’ordine.
La soluzione Mago4 di Microarea nasce come gestionale adatto a molteplici scopi tipici degli ambiti commerciali, di produzione, amministrativi e di magazzino, ma le carrozzerie e le officine vivono esigenze differenti sia per fiscalità sia per modalità di lavoro.
Non sempre dei prodotti orizzontali possono coprire specifiche necessità, pur essendo fortemente duttili e particolarmente adatti a integrarsi in realtà anche complesse, il nostro obiettivo in fase di analisi è proprio scoprire come rendere il prodotto integrato ai processi aziendali e creare tutti i vantaggi che ci si aspetta da un ERP evoluto.
La scelta di un Software Gestionale come Mago4 d’altronde NON prevede tutte le informazioni messe a disposizione da Triatel, come i costi dei ricambi sempre aggiornati, i tempi di riparazione e quant’altro, in quanto specifici per un settore fortemente verticale.
Come poter far sposare quindi Triatel con Mago4 ?
La soluzione studiata e poi realizzata è stata quella di sviluppare un “connettore” che permettesse di acquisire da Triatel i dettagli del preventivo e poi importarli in Mago4 senza dover imputare a mano tutti i dettagli relativi, una necessità decisamente fondamentale quando si ha a che fare con preventivi soprattutto di carrozzeria dove i particolari sono molti e ricopiare ogni volta tutti i dettagli del preventivo in una fattura richiederebbe molto tempo.
Il connettore permette con facilità di acquisire il preventivo e di migrarlo all’interno del sistema di fatturazione di Mago4, portando quindi ad evitare qualsiasi errore di errato inserimento o di descrizione. Tutta l’attività si fa direttamente da Mago4 semplicemente indicando il preventivo da importare, rendendo così l’operazione semplice e alla portata di tutti.
Sempre nell’ambito delle carrozzerie ed officine oggi molte assicurazioni iniziano a chiedere di usare i propri portali per richiedere i rimborsi assicurativi (così la Generali, Unipol e molte altre). Lavorare tramite il portale delle assicurazioni richiede in primis di adattarsi a sistemi differenti ogni volta e quindi un duplice lavoro da parte dell’officina: effettuare il preventivo via portale al cliente e poi, una volta approvato dall’assicurazione, fatturarlo nelle modalità indicate.
Abbiamo quindi previsto anche in questo caso l’integrazione dei portali delle assicurazioni con Mago4, permettendo quindi la fatturazione diretta di quanto preventivato dal loro portale senza dover effettuare la doppia imputazione evitando quindi possibili errori.
La sincronizzazione permette di importare in Mago4 i preventivi Triatel per le officine, le concessionarie e le carrozzerie.
Un’ulteriore integrazione chiesta è stata il poter ottenere alcune facili informazioni che permettessero un richiamo del cliente periodico su attività che vengono svolte a cadenze specifiche, una forma, seppur semplice di CRM ma sempre integrata all’interno di Mago4. Questo tipo di esigenza oggi è sempre più forte con tutte quelle attività che richiedono una ripetitività come cambio gomme, revisione, tagliando e informazioni legate alla targa del cliente e di conseguenza al cliente stesso.
Officine e carrozzerie: il supporto commerciale offerto da Mago4
Tutto è stato integrato in Mago4 ed ha reso più semplice per l’officina il richiamo a scadenze fisse e la possibilità di sviluppare poi automatismi che permettessero un’attività commerciale (recall automatici, mail a scadenze etc.) la forte duttilità di Mago4 permette con facilità anche integrazioni di questo tipo che si allontanano dalle specifiche del tipico gestionale e sempre di più si avvicinano a ERP decisamente completi.
Infine, essendo il mondo delle officine e dei concessionari, ma anche delle carrozzerie, molto legato alla vendita dell’usato, è nata la necessità di definire una gestione anche per quanto riguarda la modalità di vendita con il “regime del margine”, una modalità differente con cui viene gestito il pagamento dell’IVA e che si rifà alla Direttiva 94/5/CE e poi ripresa con il DL 41 del 23/2/1995, utile ad evitare la doppia imposizione fiscale per quanto riguarda l’IVA, cioè non applicare IVA su un bene sul quale l’iva è già stata applicata al momento dell’acquisto.
Senza addentrarci sul quando il “regime del margine” va applicato, argomento ben noto ad officine e a chi è del mestiere, la problematica con i comuni gestionali è che non permettono la tenuta di un registro dove annotare tutte le eventuali spese riguardanti il prodotto venduto usato (acquisto, sistemazione, spese varie) di conseguenza l’eventuale calcolo dell’IVA che va applicato SOLO sul margine netto va calcolato manualmente su ogni operazione di vendita. L’ulteriore personalizzazione effettuata ha permesso quindi a Mago4 di mantenere questo registro così da poter facilmente conoscere il margine lordo sul quale applicare l’IVA di legge prevista.
Atik, Platinum Partner Microarea nell’ambito di Mago4, è in grado di sviluppare personalizzazioni partendo da analisi delle esigenze del cliente fino alla loro applicazione.
Il mondo delle officine, concessionarie auto, carrozzerie è solo uno dei campi in cui Atik ha sviluppato soluzioni verticali migliorando fortemente l’efficacia e l’operatività di aziende del settore. All’interno del team sono presenti figure specializzate nella formazione in più ambiti: Amministrativo, Produzione, Magazzino, E-Commerce; queste figure di supporto sono indispensabili, non solo nell’analisi dei processi, ma anche per la formazione delle figure aziendali.
Affrontare la scelta di un gestionale ERP richiede conoscenze specifiche, proprio per questo rimaniamo a disposizione.
Per qualsiasi informazione, visita Mago4 e scopri tutti gli ambiti di applicazione.
