La Gestione RMA è la soluzione Calypso ideata per le realtà che hanno la necessità di gestire il reso della merce con tutto l’iter di processo relativo al loro flusso,
E’ un processo chiave nelle realtà che si occupano di vendita di prodotti in quanto in post-vendita la merce venduta in taluni casi rientra per cause diverse (guasti, errato acquisto, sostituzione, configurazione, etc.)
La merce rientrata però è necessario venga gestita in modo da permettere il corretto flusso della stessa all’interno dell’azienda e, nel caso, anche verso fornitori esterni.
Calypso, integrato ai principali ERP tra cui Mago.net, Mago4, MagoWeb e MagoCloud di Zucchetti oltre agli ulteriori ERP per cui è stato previsto il connettore, permette di poter accedere alle informazioni di vendita in modo da gestire il flusso in modo coordinato con le informazioni a Gestionale.
Cos’è l’RMA ?
Letteralmente RMA significa (Return Merchandise Authorization) in Italiano Autorizzazione Reso Merce, è tipicamente un identificativo che viene dato al cliente quando chiede di rendere un prodotto, da qui l’intero processo è ormai per tutti “IL PROCESSO RMA” che serve per gestire tutto l’iter del prodotto da quando si chiede di renderlo a quando ci viene restituito.
Il processo può avere diverse complessità ed ovviamente gestire il tutto con file excel (come viene fatto per la maggior parte delle volte) oltre ad essere notevolmente dispendioso in termini di tempo NON permette di avere chiari diversi elementi del processo, creando diversi errori ma soprattutto non dando in modo immediato la possibilità di intervenire.
Quando Serve un Software di Gestione RMA?
I contesti dove serve una soluzione di gestione dei resti (RMA) sono molte proviamo a identificarne alcune, ma è unicamente una panoramica ristretta delle realtà che ne richiedono l’uso
- Realtà di vendita on-line o a banco in qualsiasi settore Elettronica, Informatica, Meccanica, qualsiasi oggetto che per sua natura richiede iter di rientro e/o riparazione, escludiamo quindi alimentari, oggetti a costi esigui, prodotti custom, ma dovunque è presenta la compra vendita esiste un processo di gestione del reso
- Realtà di assistenza che quindi DEVE identificare i prodotti che ripara e di conseguenza tutto l’iter ad esso collegato, dall’identificazione prodotto (cliente, garanzia, matricola) al suo processo fino alla consegna
Queste sono sicuramente le realtà che possono più di tutte trarre beneficio da un sistema di gestione RMA.
Cosa posso Gestire con il Modulo RMA ?
Con il modulo RMA di Calypso è possibile:
- Gestire Resi di tutti i prodotti Venduti
- Gestione del Flusso (Riparazione interna, esterna, verifica garanzia, cambio merce, etc)
- Gestione Matricole, Garanzie e scadenze
- Gestione foto e allegati
- Acquisizione data d’acquisto dai documenti di vendita
- Statistiche di reso per cliente/prodotto/fornitore
- RMA Multiplo (diversi prodotti sullo stesso reso)
- Gestione etichette RMA per la loro identificazione (BARCODE 3D)
- Costi di riparazione/Reso
- Multilingue
- Moduli specifici per gestione del reso
Di seguito una semplice rappresentazione del flusso di funzionamento del Modulo:
Figura 1 – Flusso RMA Semplificato
Il processo di gestione dell’RMA tipicamente parte dalla richiesta di rientro prodotto avviata da un cliente, Calypso permette tramite l’accesso diretto All’ERP di verificare quanto ricevuto e di emettere eventuale progressivo oltre ad eventuale documento di rientro con le informazioni del reso, tutto questo avviene in modo digitale così da mantenere il tutto all’interno del sistema e limitando la presenza di documenti cartacei, l’RMA pemette quindi di:
- Verificare se il prodotto è stato acquistato dal cliente in precedenza,
- Verificare se è in garanzia, con logiche di garanzia differenti per prodotto
- Verificare se la matricola (ove presente) corrisponde a quanto acquistato
- Verificare se il cliente ha pendenze per cui è stato bloccato
- Permette inoltre di aggiungere foto, commenti e causali inerenti il reso.
- Permette anche l’identificazione del prodotto in rientro con un codice identificativo e l’eventuale stampa di un Bar code, così da gestirlo nel processo di reso.
- Gestire eventuali automatismi con corrieri e permette la gestione MULTILINGUE del processo (Italiano, Inglese, Francese, Tedesco) ma è possibile su richiesta introdurre ulteriori lingue.
Particolare attenzione alla gestione degli stati che in evoluzione oggi, offre una serie di funzionalità estremamente interessanti.
In quanto oltre ad avere una loro identificazione per colore, permettono di operare su un legame gerarchico tale da obbligare il passaggio da uno stato all’altro e di effettuare eventi comandati dallo stato stesso, es:
- Durante il cambio stato potrei inviare una mail al cliente comunicando il cambiamento
- Su specifici stati potrei emettere in automatico un documento d’uscita o definire dei costi da fatturare al cliente
- E’ possibile poi vincolare gli stati solo ad alcune figure in modo da permettere una gerarchia differente a seconda dell’operatore
- Potrei al cambio su uno specifico stato creare un preventivo con le informazioni rilevate dall’RMA
Gli stati sono un ottimo elemento per capire la situazione attuale degli interventi, mettendo in Dashboard un richiamo veloce degli stati presenti e della loro storicità.
Una volta caricato l’RMA avrò diverse modalità di accedere a quanto presente, considerando che la Dashboard dovrà mettere a disposizione più informazioni:
- La visione in Dashboard degli stati ed accedere alla relativa lista
- Avere tutti gli RMA Aperti, ordinandoli come ritengo più opportuno
- La lista per stati dei singoli Articoli in RMA con la tempistica ed eventuale segnalazioni di articoli in assistenza oltre il tempo previsto
- Ricercare uno specifico RMA dal documento, dalla ragione sociale o dal tipo di prodotto
Sono poi molti i filtri e le ricerche possibili, così da agevolare eventuali attività di controllo.
Inoltre è possibile anche automatizzare l’accesso agli RMA direttamente dai servizi di Backoffice, integrando Calypso a soluzioni esterne come BECLOUD, così da aprire in automatico l’RMA di riferimento nel momento in cui chiama il cliente, ma su questo vi rimandiamo all’articolo dedicato.
Un altro dettaglio che è importante osservare è la possibilità di accedere ad una serie di informazioni fondamentali del nostro RMA:
- Stati
- Eventuali riparazioni in esterno
- Riferimento Clienti e Fornitori
- Eventuali note del cliente
- Foto e immagini
- Informazioni rilevate dal Gestionale (pagamenti, acquisti, altri resi, etc.)
- Casistiche di Guasti già presentati sullo stesso prodotto
Il perché di tutto questo è semplice: riuscire a rendere l’intero processo di gestione dell’RMA comodo, gestibile, facilmente scalabile e utilizzabile sia da sistemi interni che esterni
Molte altre sono le funzionalità decisamente interessanti del nuovo modulo RMA, con non abbiamo visto ma che sono sicuramente di valore nell’integrazione di questo sistema.
Ossia:
- L’Accesso da parte dei clienti allo stato dei propri RMA (funzionalità gestibile su Calypso ma anche Integrando E-commerce con Prestashop, Shopify ed altri)
- L’Accesso e la gestione di specifici RMA a fornitori Esterni
- La possibilità di integrare la scheda riparazione con eventuali ricambi da scaricare da magazzino ed eventualmente fatturare
L’interesse verso sistemi che permettano di gestire prodotti in riparazione RMA è sicuramente molto sentito, Calypso è la soluzione più completa attualmente sul mercato, e soprattutto TOTALMENTE INTEGRATA con moltissimi ERP.
Per ulteriori informazioni o per richiedere una consulenza gratuita con i nostri esperti, contattaci!
