Fatturazione elettronica come funziona

Come stabilito dalla Legge Finanziaria 2018, dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti i titolari di Partita IVA residenti in Italia, andando così ad aggiungersi agli enti della Pubblica Amministrazione (PA) che già da tempo sono stati coinvolti nella nuova procedura.
Per il nostro Paese il nuovo anno quindi decreterà la normalizzazione a livello europeo di tutto il processo di fatturazione, permettendo così lo scambio di file standard tra i vari Paesi. Gli unici esonerati, al momento, sono i liberi professionisti che rientrano nel regime dei minimi e in quello forfettario.

Vista l’importanza di questa fase di passaggio è molto facile trovarsi in situazioni poco chiare, non saper scegliere tra le numerose offerte proposte dal mercato e quali punti di riferimento adottare per riuscire a districarsi nel nuovo mondo della fatturazione elettronica. Cerchiamo quindi di dare una strada che possa aver senso e spiegare al meglio quale sia il percorso giusto, partendo dal presupposto che non abbiamo alternative, il futuro è la Fatturazione Elettronica anche oltre i confini Italiani.

Cos’è la fatturazione Elettronica? Cosa cambia con l’emissione della fattura digitale?

L’obiettivo della fatturazione elettronica è la semplificazione e standardizzazione di tutti i processi legati al ciclo dell’acquisto (Passivo e Attivo), tutto questo dovrebbe portare nel giro di poco tempo alla normalizzazione a livello europeo di tutto il processo di fatturazione, facilitando quindi lo scambio della documentazione standard tra i vari Paesi. Oggettivamente il cambiamento più grosso lo avrà il processo, l’invio della fattura ai fini fiscali dovrà avvenire tramite uno speciale canale chiamato SDI (Sistema Di Interscambio), di conseguenza non avrà più alcun valore legale la fattura inviata via mail al cliente ma UNICAMENTE quella mandata tramite questo canale.
Sicuramente per semplicità le aziende invieranno anche l’eventuale PDF, ma ai fini legali SOLO l’invio tramite il canale ufficiale sarà valido.

Focalizziamoci su 3 aspetti critici legati all’emissione della fattura:

LA DATA
Non sarà più possibile emettere fatture con data pregressa, l’emissione della fattura elettronica avrà come DATA FATTURA, il momento dell’emissione, tutte le realtà abituate a fatturare alcuni giorni dopo il fine mese ma con data pregressa, non potranno più farlo. Questo è in realtà un finto problema, si tenderà a chiudere i conteggi 2-3 giorni prima di fine mese, così da permettere la fatturazione in tempo e le ultime fatture saranno fatte al volo gli ultimi giorni o spostate al mese successivo.

APPROVAZIONE FATTURA
Il processo di invio fattura prevede l’approvazione della fattura da parte del destinatario, di conseguenza la stessa sarà valida solo dopo questa fase. Il controllo quindi sarà maggiore in questa prima fase e l’accettazione della fattura rende la stessa titolo di credito esigibile.

GESTIONE FATTURE
Le fatture elettroniche sono di fatto dei file a difficile lettura, di conseguenza è necessario un sistema che permetta di gestirle, archiviarle e consultarle. A questo punto risulta indispensabile organizzarsi con un software per fatturazione elettronica o applicativi che facilitano la gestione dei documenti. Un gestionale o un programma per fatture è necessario perché oltre alla “banale” lettura e alla gestione dei file, supporta anche l’organizzazione dell’azienda. Non è quindi da sottovalutare la scelta dell’acquisto, esattamente come non si sottovaluta l’acquisto di un macchinario, di un mezzo o di qualsiasi altro strumento di lavoro.

Come funzionerà l’invio della Fattura Elettronica?

Il processo non sarà poi così complesso, anzi la maggior parte dei software renderanno tutto decisamente più semplice e efficiente. Tutto parte dalla compilazione della fattura, che dovrà essere FIRMATA elettronicamente ed inviata o alla PEC del cliente oppure tramite SDI (quest’ultimo passaggio solitamente è reso automatico dal proprio gestionale) al codice DESTINATARIO del nostro cliente, questo codice sarà a breve messo a disposizione come dato pubblico di tutti i clienti (come oggi avviene per la PEC).

Tramite l’SDI, sarà lo stesso sistema che gestirà il processo di approvazione della fattura stessa, ne verificherà la congruenza e lo invierà. Allo stesso modo sempre il servizio offerto dal fornitore scelto ci darà modo di vedere le fatture ricevute e di scaricarle.

La legge poi prevede la conservazione delle fatture elettroniche per 10 anni che sarà presumibilmente gestita dal fornitore che sceglieremo.

Sembra tutto molto complesso e fumoso ma onestamente tutto questo renderà il processo di fatturazione più semplice, veloce e chiaro, ma soprattutto porterà UN ENORME RISPARMIO IN TERMINI DI RISORSE E SOLDI.

Qual è il costo della fattura elettronica?
Il risparmio delle aziende

La fatturazione elettronica permette alle aziende di risparmiare, è vero non è un risparmio DIRETTO ma INDIRETTO e quindi si tende a non percepirlo ma i fattori che permetteranno alle aziende di risparmiare con la Fatturazione Elettronica sono molti.
Maggiori sono le fatture attive e passive, maggiore sarà il risparmio ma quali sono questi fattori che decretano un vantaggio economico per le aziende? Ecco i 10 punti del risparmio:

Motivi di tutela legale

1. L’uso di File XML per inviare file permette la certezza che il dato sia sempre CHIARO e non CONTESTABILE ai fini legali, inoltre garantisce che tutti i riferimenti siano coerenti (Partite iva, importi, date) così da evitare QUALSIASI tipo di contestazione anche futura.

2. L’uso di File XML nel processo di fatturazione elettronica GARANTISCE la corretta ricezione del documento da parte del cliente che NON potrà contestarne (in quanto approvato) né importo né tantomeno l’averlo ricevuto, qualsiasi contestazione dovrà essere solo in termini di accordi commerciali o qualità.

3. L’uso di file XML evita la possibilità di false fatturazioni o processi che possano portare alla diretta responsabilità anche di chi la riceve, garantendo così anche una tutela giuridica.

Motivi economici

4. Il commercialista NON potrà più addebitarci costi per data-entry dei propri documenti fiscali, sarà sufficiente mettergli a disposizione i File XML perché il suo gestionale possa integrare le fatture emesse e ricevute, con un forte risparmio di tempo. Consideriamo anche solo 2 minuti a fattura (tra anagrafica, valori, partite, etc.), questo processo porterà il commercialista ad essere un consulente permettendo di risparmiare su tutto il processo, oneroso, di gestione della documentazione fiscale.

5. Il Commercialista NON potrà più sbagliare in quanto saranno file importati, questo permetterà dati di bilancio coerenti e affidabili evitando possibili multe o comunque dati errati che mediamente tra controllo e verifiche (senza considerare sanzioni) pesano dalle 10 alle 20 ore di lavoro all’anno, ogni 500 fatture.

6. L’integrazione con il proprio software gestionale sarà forte. Con molti gestionali, come ad esempio Mago4 di Zucchetti, l’arrivo delle fatture passive, creeranno direttamente nel gestionale il fornitore (se non già presente), la relativa registrazione e tutti i movimenti contabili sulla base del pregresso oppure di indicazioni parametrizzate. Questa opportunità velocizza enormemente il processo, infatti considerando un tempo medio di 4-5 minuti a fattura, su un numero di 500 fatture all’anno parliamo di oltre 40 ore risparmiate, risparmio notevole se consideriamo il costo del personale.

7. Sarà impossibile perdere fatture che prima arrivavano cartacee, quindi anche la ricerca sarà più efficiente e veloce, avendole tutte in un pannello. Inoltre integrandole in un gestionale come Mago4 di Zucchetti, si avrà sempre un dato coerente con quanto presente sul pannello delle fatture ricevute.

8. Il processo automatizzato aiuterà l’importazione nel gestionale delle fatture in qualsiasi momento, ottenendo così un dato sempre coerente ed aggiornato e permettendo quindi scelte aziendali tempestive.

9. NON servirà più la carta, le fatture saranno ricevute e trasmesse a livello elettronico, di conseguenza NON sarà più necessario archiviarle per 10 anni in faldoni da conservare in spazi sicuri e NON sarà più necessario stamparle e conservarle, quindi si risparmierà sia spazio che costo di stampa.

10. Essendo un dato elettronico, sarà più semplice effettuare ricerche, se trattate tramite un gestionale come Mago4 di Zucchetti. Sarà più semplice ad esempio scoprire quanto è stato pagato un determinato prodotto l’ultima volta o in quali quantità, tutte informazioni conservate digitalmente nel proprio gestionale e facilmente disponibili. Anche questo fattore permetterà enormi risparmi economici anche solo per il tempo di ricerca ottimizzato, senza considerare la privacy. Infatti l’accesso a questi dati il gestionale lo preserverà da password, mentre i faldoni spesso sono alla mercé di tutti.

Perché e quanto si risparmia con la fatturazione elettronica?

Il valore di costo di ogni singola fattura TRADIZIONALE ammonta a una cifra che va dai 7€ ai 10€, cifra ricavata da:

Costo di gestione del personale del documento: preparazione, invio, verifica di ricezione, verifica della fattura ricevuta, inserimento a gestionale per tutti gli oneri che ne derivano
Costi del commercialista che dovrà effettuare l’inserimento delle fatture nel ciclo passivo/attivo
Costo medio di eventuali contestazioni, errori, verifiche
Costo Carta e Conservazione (faldoni, spazio, carta)
Costo del personale nelle fasi di ricerca e controllo
Costi relativi ad errori/omissioni anche da parte di fornitori che si possono ripercuotere su chi riceve la fattura.

Il processo di fatturazione elettronica ha costi decisamente inferiori, anche oltre le 10 volte, che per sintetizzare riportiamo in un esempio:

Senza alcun dubbio i vantaggi di un ERP Zucchetti non si fermano unicamente alla Fatturazione Elettronica. I gestionali Zucchetti infatti permettono di gestire il proprio business, aver un maggior controllo dei costi, del cash flow, del magazzino e della produzione traendo di conseguenza vantaggi notevoli sia in termini economici che organizzativi.

È evidente come per la fatturazione tradizionale i costi aumentano in modo proporzionale con il numero di fatture trattate, con la fatturazione elettronica invece è il RISPARMIO che aumenta in modo proporzionale con le fatture lavorate, portando a cifre importanti soprattutto con un alto numero di documenti trattati.

Quale servizio di Fatturazione Elettronica utilizzare?

Ecco la domanda più difficile alla quale dare una risposta, la risposta corretta è “DIPENDE”, dipende sostanzialmente da 4 fattori.

N° di documenti trattati

Maggiori sono i documenti, più importante è il processo di automatizzazione. Esistono servizi da poche decine di euro l’anno, ma visto l’esiguo costo NON è prevista alcuna automazione, quindi la fattura andrà emessa manualmente dal software. Dopo l’emissione si dovrà firmare il documento, poi collegarsi alla piattaforma e caricare il documento che sarà inviato. Con le fatture ricevute il processo sarà quello contrario. In questo caso ci si dovrà collegare periodicamente e vedere i documenti ricevuti, scaricarli e riportarli uno alla volta sul proprio gestionale che presumibilmente non effettuerà alcun automatismo, e non verificherà eventuali fatture duplicate o sistemi di controllo di alcun tipo.

Questo tipo di processo è adatto per chi emette/riceve un centinaio di documenti l’anno, ma è anche vero che i sistemi di fatturazione elettronica collegati ai relativi gestionali prevedono dei costi decisamente bassi per un numero così esiguo di fatture.

Automatismi (e di conseguenza risparmio tempo) che si vogliono ottenere

I sistemi di fatturazione elettronica, come Mago4 di Zucchetti, prevedono l’intero processo gestito in modo automatico.

Caso fatture emesse à Automaticamente il gestionale si collega all’HUB Zucchetti, effettua la firma del documento e l’invio verso il destinatario, ne gestisce l’approvazione direttamente riportandolo al gestionale quando avviene ed effettuando la registrazione contabile ad approvazione avvenuta, dando visibilità semplice dei documenti non approvati, allo stesso tempo può prevedere l’invio in formato standard (PDF) della fattura con i soliti canali in modo da dar visione tradizionale della fattura (anche se non avrà valore legale)

Caso fatture ricevute à Automaticamente il gestionale accederà all’HUB Zucchetti, chiederà approvazione della fattura ricevuta, ed in caso positivo ne effettuerà la registrazione contabile o secondo parametri stabiliti, oppure secondo quanto avvenuto precedentemente o ancora a mano, in ogni caso automatizzando fortemente tutto il processo

Tutti questi automatismi permettono un fortissimo risparmio di tempo e di gestione che un sistema manuale ovviamente non può dare, anche semplicemente per mancanza di integrazione.

Facilità di gestione

Ricordiamo che oltre alla fatturazione attiva e passiva, esiste anche la conservazione delle fatture, in cosa consiste? Tutti i documenti vanno conservati per 10 anni sia in caso di contestazione con il fisco sia per qualsiasi tipo di contenzioso legale con un cliente. In questi casi farà fede l’eventuale XML ed è quindi indispensabile per il sistema che la conservazione sia semplice da usare, sia integrato con il proprio gestionale e magari permetta di fare ricerche il più possibile approfondite. I sistemi integrati con i gestionali permettono di fare tutto questo mentre i prodotti invece “Stand alone” solitamente hanno un semplice archivio e la ricerca o il recupero è demandato all’utente.

Sicurezza

Non dimentichiamo come ultimo aspetto quello relativo alla sicurezza. Sono documenti a valore legale ed eventuali problemi del gestore dell’archiviazione comunque ricadono sull’azienda che non potrà, in caso di perdita, hackeraggio, accesso non autorizzato o altro, far ricadere sul fornitore eventuali mancanze e perdite di informazioni. È necessario quindi valutare seriamente dove riporre i documenti fiscali, che oltre ad essere validi a fini fiscali e legali riportano tutte le informazioni “VITALI” dell’azienda, dei clienti, dei fornitori, dei costi relativi. È assolutamente indispensabile valutare attentamente chi dovrà conservare questi documenti dando i massimi livelli di sicurezza e di riservatezza, affidandoli ad infrastrutture sicure e che siano in grado di darci supporto quando serve.

Per avere un quadro chiaro e rappresentativo, ecco una tabella esplicativa che riporta 3 soluzioni di Fatturazione Elettronica.
Le prime 2 adatte a piccole aziende, sotto i 300 documenti l’anno circa (tra fatture attive e passive), sistemi che permettono anche la fatturazione direttamente dall’applicativo. In questo caso si sfrutta il software (ON-LINE) per inserire manualmente la fattura e i dati del cliente ed inviarla, perdendo però qualsiasi gestione o integrazione con i processi aziendali.

Il terzo è la soluzione integrata dei prodotti Zucchetti, che permette di gestire l’intero processo dallo stesso gestionale integrando fatture attive/passive al programma e permettendo quindi poi di attuare eventuali processi successivi (carico di magazzino, movimenti contabili, etc.: