La gestione del magazzino è un aspetto fondamentale per ogni azienda che venda online o in un luogo fisico. Dalla logistica, passando per la gestione del personale fino alla fatturazione, ogni aspetto deve essere studiato nei minimi dettagli. Soprattutto se stai pensando di aprire un e-commerce (scopri tutti i trend per il 2017) e vuoi tenere il magazzino “in casa”, è molto importante che tu preveda il funzionamento del magazzino e come gestirlo al meglio. La gestione magazzino infatti non si limita alla mera amministrazione dei flussi dei prodotti in entrata e in uscita o alla sola gestione degli spazi di stoccaggio.
Gli aspetti da considerare
La gestione del magazzino comprende diverse aspetti connessi tra loro, che devono essere affrontati singolarmente: l’esecuzione di lavori di manutenzione e la formazione del personale che lavorerà nel magazzino sono i principali. Dal personale deriverà infatti la corretta esecuzione di tantissime attività: il trasporto, la ricezione, gli acquisti, il controllo delle scorte, lo stoccaggio e la distribuzione della merce. Ogni e-commerce o negozio ha le sue caratteristiche da cui dipendono queste attività: numero di prodotti, natura di questi, dimensione della struttura ecc.
Le fasi principali nella gestione del magazzino
Le fasi principali da considerare sono:
Documenti e fatturazione: oltre che essere obbligatori a livello fiscale, i documenti sono importanti per monitorare l’andamento del magazzino e eventualmente migliorarlo. Per gestirli al meglio è indispensabile che un’azienda si munisca di un gestionale integrato: da qui sarà possibile gestire tutti i flussi senza possibilità di errore (scopri i 10 motivi per cui un’azienda deve dotarsi di un gestionale).
Magazzinieri e personale addetto: La scelta del personale e la sua formazione nella gestione di tutte le attività del magazzino sono fondamentali per garantire il successo al tuo progetto. È meglio spendere prima nella formazione del personale che trovarsi poi a dover affrontare problemi e spese in eccesso dovute alla scorretta gestione dei processi di vendita. Serviranno magazzinieri, corrieri, personale addetto al customer care e alla gestione dell’e-commerce.
Sicurezza: un magazzino deve essere sicuro sia dal punto di vista esterno (impianto di videosorveglianza e antintrusione) sia al suo interno. Se i dipendenti lavoreranno in un ambiente sicuro, anche i processi saranno più semplici e ne beneficierà l’economia di tutta l’azienda.
Organizzazione dello spazio: bisogna avere sempre sotto controllo i flussi di materiali e le relative informazioni di origine e destinazione, perché da qui derivano le attività di stoccaggio, spedizione e ordini. Avere una panoramica sempre aggiornata su questi flussi (ad esempio con un gestionale ERP) può fare la differenza sia nella gestione del magazzino che nell’economia dell’attività
Vediamo adesso nel dettaglio le quattro fasi di gestione del magazzino.
Documenti di gestione del magazzino
Iniziamo con l’elencare i documenti necessari per la gestione del magazzino.
Documento di trasporto o DDT: il documento previsto dalla legge per il trasporto delle merci. Può essere sostituito soltanto dalla fattura accompagnatoria. Ricorda che il DDT deve riportare una serie specifica dei dati e, nel caso di cessione dei beni, deve essere poi seguito dalla fattura che deve essere fatta entro il 15 del mese successivo a quello di effettiva consegna della merce e se, nel mese di riferimento, hai vari DDT per un medesimo cliente, uniscili in unica fattura riepilogativa eventualmente allegandoli.
Fatture di acquisto e vendita: sono necessarie per ottimizzare le attività di carico e scarico merci a magazzino, oltre ad essere obbligatorie. Nel caso di una realtà strutturata in magazzino non si avranno fatture ma solo i DDT e le fatture saranno invece gestite dall’amministrazione.
Inventario: importante tenere una lista aggiornata di tutti i prodotti in magazzino e del loro valore, utile inoltre a tenere sotto controllo la situazione delle scorte.
Ordini o comande: banale potrai pensare, ma perdere un cliente perchè si ha una gestione superficiale degli ordini o delle comande non è mai bello.
Magazzinieri e personale addetto:
Selezionare il personale giusto e definire bene i ruoli è fondamentale per la buona riuscita del progetto e per la tua tranquillità! Ricorda di far partecipare al processo di selezione anche il responsabile del magazzino o comunque chi supervisionerà l’andamento. Infatti, chi meglio di una persona esperta nel settore può capire quali sono i candidati che possiedono le giuste caratteristiche e capacità?
Controlla periodicamente l’operato del personale, ma non essere troppo pedante: è risaputo che i dipendenti lavorano peggio se messi sotto pressione continuamente.
Infine, tieni in considerazione anche le capacità relazionali dei candidati: calcola che potrebbero avere a che fare anche con i clienti. Meglio affidarsi a persone che abbiano una minima esperienza o siano caratterialmente predisposti al contatto con il pubblico.
Sicurezza del magazzino
La prima cosa da fare per avere un magazzino sicuro è tenerlo sempre pulito, in ordine e organizzato.
- Pulisci sempre i pavimenti e intervieni immediatamente se noti acqua, olio, prodotti liquidi sul pavimento che potrebbero provocare cadute ed essere di ostacolo alle normali attività.
- Tieni le zone di passaggio sgombre da imballaggi, detriti o altri ostacoli che possono provocare incidenti.
- Far fare agli addetti il corso obbligatorio sulla sicurezza e se assumi nuovo personale accertati sempre che abbiano le certificazioni necessarie: rivolgiti ad esperti del tuo settore per programmare i corsi.
Ricorda di disporre di regolamenti sulla sicurezza.
- Assicurati quindi che vengano utilizzate le dovute protezioni e che vengano seguite tutte le procedure: mai fare eccezioni!
- Pianifica manutenzione periodica di veicoli, macchinari, attrezzature.
- Assicurati che tutti i sistemi di sicurezza funzionino a dovere: luci, sensori di retromarcia ai veicoli, segnalatori acustici.
- Ripara sempre tempestivamente un macchinario o un mezzo mal funzionante e fai test di verifica prima di reintegrarlo in magazzino.
Logistica del magazzino
La gestione fisica, informativa ed organizzativa del flusso dei prodotti, dalle fonti di approvvigionamento ai clienti finali, è il cuore pulsante dell’organizzazione del magazzino. Ecco alcuni consigli pratici:
- Usa solo le aree designate allo stoccaggio merce. Stoccare con precisione è fondamentale ai fini dell’ordine e dell’efficienza.
- Controlla gli imballaggi per eventuali danni, è importante sapere come vanno stoccate le merci per garantirne la stabilità.
- Registra le date delle ispezioni e ogni danno riscontrato.
- Stocca le merci con maggiore rotazione in posti comodi da raggiungere, in modo da massimizzare l’efficienza di stoccaggio e spedizione.
- Organizza degli incontri periodici con il personale responsabile per confrontarsi su eventuali problemi o necessità.
- Stimola il personale a parlare, discutendo di nuove idee o modi per razionalizzare ancora di più la gestione del magazzino.
- Chiedi sempre chiarimenti ai fornitori riguardo eventuali merci danneggiate o problemi relativi all’acquisto, al prezzo, alla qualità o alla disponibilità della merce.
Il tasso di rotazione del magazzino è un indice molto importante da tenere in considerazione. Per rotazione si intende quanto tempo ci si mette a “consumare” tutto il magazzino e “riempirlo” di nuovo. E’ evidente che ci saranno, all’interno di un magazzino, degli articoli ad alta rotazione, cioè che vengono comprati e venduti spesso, e articoli a bassa rotazione, che rimangono a magazzino per mesi.
È importante conoscere e anche cercare di prevedere la rotazione che ha un articolo. Un primo consiglio è cercare di limitare i prodotti che hanno bassa rotazione (e renderli disponibili solo su ordinazione). Poi è bene mettere vicini alle partenze i prodotti con alta rotazione e lasciare nei posti meno accessibili gli articoli con meno rotazione.
Altrettanto importante è l’uso delle etichette in un magazzino. Per prima cosa si possono usare le etichette per dividere corsie e scaffali. Ad ogni articolo verrà assegnata una posizione ben specifica che avrà delle coordinate, ad esempio: corsia 1, posizione A-3.
Bisogna utilizzare bene i codici a barre: ogni prodotto deve essere etichettato con un codice a barre: se un prodotto ha già l’etichetta del fornitore, allora lasciamogli quella. Per creare le etichette codice a barre basta usare un gestionale predisposto: a quel punto, appena arriva un nuovo articolo, verrà codificato nel gestionale che gli assegnerà un numero articolo Da questo sarà possibile generare un codice a barre e stamparlo su etichette adesive da applicare sulla scatola dell’articolo.
Il codice a barre può essere letto da un semplice lettore (costano meno di 100€) e consentono una rapida identificazione dell’articolo evitando errori. Scansionando un codice a barre, il gestionale inserirà gli articoli nella fattura automaticamente e aggiornerà anche la giacenza in magazzino. Comodo no?
Per finire l’ultima etichetta va incollata sui beni in partenza. Generalmente ogni corriere ha un suo proprio sistema per etichettare le spedizioni.
