In Italia le aziende che utilizzano un software gestionale ERP integrato sono ancora una minoranza. Molte organizzano ancora i propri movimenti e i propri dati attraverso i fogli Excel, con conseguente replica di molte informazioni in azienda, perdita di tempo e un grosso rischio di errore. Excel non è stato costruito per servire processi complessi, perché non è altro che una pagina che contiene dati da ‘macinare’. Si tratta sicuramente di uno strumento estremamente potente, ma che deve essere visto in un’ottica di affiancamento ed integrazione di un buon gestionale, non può essere visto come suo sostituto. Perciò ogni azienda di piccole, medie o grandi dimensioni dovrebbe dotarsi di un gestionale. Vediamo prima nello specifico cos’è un software gestionale.
Cos’è un ERP
ERP è l’acronimo di Enterprise resource planning (letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”), un software che integra tutti i processi di business rilevanti per l’azienda (contabilità, vendite, magazzino) in un unico punto di gestione. Il termine identifica, quindi, un’architettura software che, attraverso un insieme di moduli e funzioni, permette di gestire in modo integrato tutte le funzioni interne di una organizzazione complessa quali la produzione, gli acquisti, le vendite, l’amministrazione, la finanza, le risorse umane, eccetera. Inoltre il software gestionale può essere usato da più utenti, che possono così accedere alle informazioni in modo veloce e senza ripetizione di dati.
Perché implementare il software gestionale
Ormai il gestionale è indispensabile per un’azienda di qualsiasi dimensione. Un buon ERP permette di aumentare la propria produttività, riducendo i costi operativi in conseguenza di una gestione operativa più efficiente. Informazioni tempestivamente disponibili per decisioni più immediate. Vediamo insieme 10 ragioni per cui un’azienda dovrebbe avere un gestionale.
1. Integrazione
La prima parola che viene in mente parlando di gestionale è “integrazione”. Il software permette infatti di gestire i processi di tutti i reparti aziendali da un unico punto e di avere una visione sempre aggiornata e immediatamente usufruibile su tutte le aree. L’integrazione tra i reparti consente di gestire in modo centralizzato e tempestivo le informazioni inerenti i clienti, le commesse e l’andamento finanziario o dell’azienda e altro ancora.
2. Unicità della base dati
La base dati è unica, semplificando molto la reperibilità di informazioni su un determinato ambito (cliente, prodotto eccetera). Per esempio, il database acquisirà informazioni su un cliente da ogni reparto, integrandole nella scheda cliente e rendendole facilmente accessibili in caso di necessità. Banalmente, su un articolo saranno presenti informazioni che riguardano:
- Chi si occupa del ciclo attivo (listini di vendita, schede tecniche per la vendita, dati di vendita dei clienti…)
- Informazioni che riguardano chi si occupa del ciclo passivo (prezzi di acquisto, fornitori, tempi di approvvigionamento…)
- Informazioni che riguardano chi si occupa della contabilità (conto di costo, conto di ricavo, aliquota iva…)
- Informazioni che riguardano chi si occupa del magazzino (area di stoccaggio, unità di misura, pesi…)
- Informazioni che riguardano chi si occupa del controllo di gestione (centro di profitto, centro di costo…)
Non c’è quindi ridondanza di dati, il codice dell’articolo è presente una sola volta, in un unico contenitore, non ci sono problemi di sincronizzazioni, il dato è disponibile e qualsiasi aggiornamento del dato è immediatamente recepito da tutte le aree.
3. Unica interfaccia per tutti gli utenti
Il software gestionale può essere condiviso da più utenti. Tutti i reparti dell’azienda avranno accesso agli stessi dati, potranno aggiornare un unico database e useranno la stessa interfaccia. In altre parole, parleranno la stessa lingua, rendendo più scorrevoli i processi aziendali.
4. Affidabilità dell’informazione
Il risultato dei punti sopra descritti è l’affidabilità delle informazioni inserite nel gestionale. Il rischio di errore è ridotto quasi a zero, e le decisioni potranno essere prese su dati certi.
5. Numerose funzionalità
La maggior parte degli ERP sul mercato offre un’ampia scelta di funzionalità che si adattano a qualsiasi tipo di business. Le software house sanno cosa serve alle aziende e corredando l’ERP di numerose funzioni per semplificare ogni piccola operazione.
6. Modularità ed estendibilità
Un software gestionale di solito è diviso in moduli acquistabili separatamente, perché un’azienda possa decidere di acquistare solo quelle funzionalità che le sono utili. Inoltre, i moduli sono estendibili, in modo che l’azienda può partire con un certo tipo di investimento e in seguito ampliare il gestionale con altre funzioni.
7. Miglioramento dei processi aziendali
I software gestionali sono configurati sul modello della gestione dei processi di grandi ditte affermate. Se si acquista un gestionale per la prima volta, probabilmente si scoprirà che i nostri processi possono essere migliorati, risparmiando tempo e denaro. Non è solo il gestionale a doversi adattare a noi: prendiamo in considerazione di rivedere inostri flussi per ottimizzarli là dove ce n’è bisogno.
8. Personalizzazione limitata
I sistemi ERP, grazie appunto alle numerose funzionalità presenti su standard e alle vaste possibilità di configurazione messe a disposizione per poter cucire il prodotto sull’azienda, riducono al minimo l’esigenza di sviluppare personalizzazioni sul software. Conviene quindi acquistare un prodotto con un parco installato ampio, in modo da ricevere in tempo reale gli aggiornamenti e non essere legati alla sorte di un piccolo fornitore. Un software gestionale affermato ha solitamente dei partner sul territorio che garantiscono l’installazione e possono sviluppare ulteriormente il software adattandolo alle esigenze dell’azienda. Ad esempio, Atik è partner di Zucchetti e rivenditore del gestionale Mago: la garanzia di un software affermato e sempre aggiornato si unisce a una consulenza su territorio.
9. Controllo di gestione
Al vertice dei vantaggi dell’adozione di un ERP si trova il controllo di gestione, o contabilità analitica che dir si voglia. I sistemi ERP consentono di generare la base informativa utile per ottenere tutte le informazioni atte alla costruzione del controllo di gestione.
10. Unico fornitore
Il vantaggio di acquistare un software gestionale sta anche nel trovare nel fornitore (che deve essere scelto attentamente) un consulente preparato. Il fornitore può infatti consigliare quali funzioni integrare nel software, come ottimizzare i processi aziendali, oltre al lato di formazione sul prodotto. Atik si occupa da più di 10 anni di seguire le aziende nella scelta del software gestionale più adatto, seguendole attraverso ogni step e crescendo con loro. Se stai valutando l’acquisto o il cambio del tuo gestionale aziendale, contattaci subito per avere tutti i dettagli!
