È facile scegliere il titolo di questo post, ma decisamente più difficile è scrivere un contenuto davvero completo ed esauriente. Ho cercato di affrontare la questione partendo dalle necessità: vediamo se può aiutare.
Quando scegliere un gestionale? O, come si usa dire oggi, “Quando acquistare un ERP”?
Il gestionale moderno si chiama ERP in quanto siamo passati dal “software per fare le fatture” ad un software che tiene in considerazione molti aspetti aziendali, finanziari ed operativi. Per questo motivo il software “che aveva l’amico scaricato da Internet” non è più sufficiente, come non è più sufficiente l’utilizzo di Excel. Solitamente ci si può trovare davanti 2 tipologie di clienti, che vado a spiegare di seguito.
Nuova azienda che deve acquistare un software gestionale
In questo caso le necessità non sono mai chiare, ed è quindi necessario prendere un software sulla base degli sviluppi che ci si aspetta in futuro. La scelta dovrà tener conto di un prodotto che sia in grado di venire incontro ai bisogni dell’azienda. Se sono un libero professionista probabilmente mi posso adattare a qualsiasi software, ma se la mia azienda prevede multiutenza, magazzino, operare da remoto, gestione finanziaria, produzione, allora sono ben altri gli aspetti che dovrò considerare. Come per tutte le cose è sempre bene scegliere il prodotto ed il partner giusti da subito, perché cambiare lungo la strada è oneroso e incide sull’operatività quotidiana.
Azienda che deve cambiare il gestionale per venire incontro a nuove esigenze
Qui è decisamente più facile: si ha la consapevolezza di ciò che serve e quindi la software selection è sicuramente più semplice. La cosa complessa può essere capire quale possa essere il partner più adatto alle proprie crescite: il mio futuro potrebbe essere l’e-commerce? L’integrazione dell’ERP con l’E-commerce è indispensabile, quindi è molto importante trovare un partner con competenze in entrambi gli ambiti per evitare di dover dialogare con due referenti diversi che parlano lingue diverse. Il mio futuro sono i servizi ed il Mobile? anche in questo caso dovrò trovare il partner che sia in grado di supportarmi nel modo giusto in questo mondo. La scelta sarà il partner, in quanto il software potrebbe rivelarsi una semplice scatola vuota.
Software Selection del gestionale
Abbiamo parlato di Software Selection in ambito gestionale. Questa è una fase tipica in chi deve affrontare un cambiamento, perché è necessario capire quanto il software si possa adattare alle esigenze aziendali. Ci sono migliaia di tipologie di aziende con modalità di lavoro differenti anche nello stesso ambito. Non si può pensare di trovare il “proprio” software, ma quasi sempre sarà il partner ad adattare il software alle esigenze del cliente. Solitamente sconsiglio di prendere software estremamente verticali, lavorando invece su prodotti di più largo uso ed eventualmente facendo effettuare dal partner le modifiche necessarie alle proprie esigenze.
Perché non acquistare software verticali?
Le nicchie di mercato comportano un parco installato decisamente ridotto, con poche casistiche. L’operare ha un prodotto a bassa diffusione, con forti rischi di trovarsi dopo pochi anni un software non aggiornato e privo di investimenti. E’ una problematica che incontriamo spesso: quasi 1 su 3 dei nostri nuovi clienti sono realtà con software fatti su misura o di nicchia, che con i cambi fiscali quasi quotidiani e i cambiamenti aziendali non si sono più adattati, magari sviluppati da un professionista che ha scelto nuovi lidi professionali. Di conseguenza, hanno forti investimenti (i prodotti verticali solitamente hanno costi più alti di quelli generalisti) per un prodotto non più adatto al mercato.
Diffusione
Il primo aspetto da considerare nella scelta di un software gestionale è la diffusione di prodotto. Sconsigliamo sempre di acquistare un software poco diffuso e poco capillare. Ma come faccio a capire se un gestionale è diffuso o meno? I gestionali diffusi in Italia si contano sulle dita delle mani. I colossi in ambito gestione aziendale sono 2-3, tra questi sicuramente c’è Zucchetti con il prodotto Mago4, sviluppato da Microarea, poi acquistata da Zucchetti alcuni anni fa. Ci sono i grandi brand internazionali come SAP e Microsoft (Dynamics): prodotti importanti anche se forse più adatti ad un profilo estremamente internazionale. Poi ci sono centinaia, se non migliaia, di prodotti con parco installato da 100 a qualche migliaio. La prima valutazione che farei è: quanti partner sono presenti sul territorio? Ci aiuta a capire la diffusione del prodotto e ci dà la garanzia di un supporto nel tempo. Per fare un paragone, è come se dovessi acquistare un’auto e fossi indeciso se farlo da un costruttore che fa le macchine nella sua officina oppure da un grosso brand: i vantaggi e svantaggi sono evidenti.
Cosa dobbiamo fare con il gestionale?
Fatturazione
Passiamo agli elementi fisici del prodotto. Tutti i software gestionali prevedono la fatturazione, ma qui entra in gioco la comodità sugli automatismi che fanno scattare la gestione dello scadenziario, dei movimenti contabili e, perché no, l’analisi statistica.
Contabilità
La contabilità non è solo la prima nota o la gestione scadenze, ma anche qualcosa che permetta di automatizzare tutti quei processi che partono dalle vendite, evitando doppi inserimenti e facendo scattare quanto necessario allo sviluppo dei bilanci, il cash-flow, la contabilità analitica, gli effetti, scadenziari e quant’altro. La contabilità è un mondo complesso, che richiede competenze ma anche un prodotto perennemente aggiornato con le normative vigenti in Italia. La maggior parte dei verticali declinano questo aspetto delegando a software terzi questo problema e obbligando le aziende a un doppio inserimento, con conseguente perdita di tempo e molti possibili errori.
Magazzino
Non è un’esigenza di tutti, ma l’uso del magazzino e l’integrazione nei processi di fatturazione è decisamente un aspetto che va considerato, con tutte le necessità più o meno complesse dell’azienda: ad esempio la distinta base a profondità variabile, il WMS, le analisi di rotazione, il posizionamento, la gestione dei numeri di serie e dei lotti, la valorizzazione di magazzino e molto altro. Sono aspetti che vanno valutati con il partner non solo sulle esigenze attuali, ma con una visione in prospettiva di almeno 4-5 anni. Oggi il magazzino è un valore importante per l’azienda, e una rotazione efficace può fare la differenza rispetto alla concorrenza: tutti gli strumenti che possano aiutare una maggior efficienza nel magazzino e nella gestione di esso sono sicuramente da valutare.
Internazionalizzazione
È un’esigenza in crescita nelle PMI Italiane. Sempre più spesso le aziende guardano all’estero, aspettandosi dal mercato europeo e mondiale crescite importanti. Quasi nessun prodotto è in grado soddisfare questa necessità. Sono pochi i software gestionali che hanno fatto investimenti per adattarsi alle esigenze, anche fiscali, dei mercati esteri. Questo riguarda soprattutto i verticali, che quasi mai sono in grado di sposare esigenze come la gestione delle valute, la differente contabilità delle varie nazioni.
Vendite
La gestione ordini è decisamente complessa. Partiamo dalle offerte clienti e fornitori, la gestione agenti, listini e dall’integrazione con piattaforme di Order Entry del parco agenti. Sono gestioni complesse, che coinvolgono molti reparti dell’azienda e non è sufficiente avere un prodotto adatto: è necessario avere anche un partner che abbia competenza in questi ambiti e sappia adattare i processi aziendali alle funzionalità di prodotto.
Produzione
Gli ERP affrontano anche tematiche relative alla produzione. Fino a pochi anni fa questo era un aspetto delegato a prodotti terzi, ma oggi alcuni gestionali hanno queste funzioni all’interno, a partire dai documenti di produzione, al loro sviluppo e al controllo di tutte le fasi, fino al prelievo materiale e alla consuntivazione, alla gestione terzisti e ad aree più complesse come l’avanzamento lavori, il calcolo della redditività delle commesse, il Kanban, l’MRP.
Infine ci sono molti altri aspetti che un gestionale deve soddisfare. Sono aspetti più funzionali, più operativi, che coinvolgono il management aziendale o l’area operativa. Anche su questo l’integrazione di prodotto è indispensabile, proprio per evitare una continua interazione tra prodotti diversi.
DMS (Documentale): pensiamo alla gestione dei documenti aziendali, che va a “dematerializzare” il cartaceo e lo manda in archiviazione sostitutiva all’esterno con indubbi vantaggi fiscali.
BI (Business Intelligence): il poter avere a propria disposizione informazioni relative ai vari reparti aziendali (Commerciale, Finanziario, Produzione) in tempo reale, sempre e comunque, a partire da un dato comune.
Oggi le aziende devono pensare a tutto questo se vogliono fare un balzo in avanti ed affrontare ciò che la competitività di mercato richiede. Fare un balzo in avanti significa anche dotarsi degli strumenti giusti e di quanto necessario a tener sotto controllo la propria azienda. Non è più il tempo degli Excel, del software fatto dall’amico, del prodotto comprato in edicola o simili: la crescita aziendale parte proprio da basi solide, come un prodotto adeguato e strutturato e un partner competente ed in grado di seguirci nella crescita.
Mago4
Con Mago4, Atik affronta costantemente realtà che al loro interno hanno necessità simili. Siamo quindi in grado di fornire il software gestionale giusto, ma anche di affiancare le aziende in tutto il processo, dall’analisi fino alla messa in funzione dell’intero sistema. Tutti i processi, dalla contabilità alla fatturazione integrata fino all’integrazione con la Business Intelligence o con il DMS, sono funzioni native di Mago4. L’obiettivo è sempre quello di automatizzare tutti i processi che abitualmente sono fatti a mano o ripetuti. Così come l’integrazione di soluzioni E-commerce diffuse (Prestashop, Magento, OSCommerce), abbiamo sviluppato decine di integrazioni su queste piattaforme da Mago a Prestashop e da Mago a Magento o da Mago a OSCommerce, aiutando le aziende a rendere tutto il processo più snello e semplice.
Abbiamo sposato Mago4 perché ha l’indubbio vantaggio di essere uno dei prodotti più diffusi e solidi sul mercato italiano ed estero, con un core completamente progettato e mantenuto da una casa italiana. L’italianità è sempre stato un nostro vezzo: abbiamo sempre preferito scegliere case e prodotti Italiani, quando possibile. Mago soddisfa tutto questo con un prodotto aggiornato costantemente. Chi ieri usava Mago è poi passato a Magoxp, Mago.net ed oggi Mago4 in modo completamente trasparente con tutti i vantaggi dell’evoluzione sulla piattaforma.
Mago4 è un prodotto Zucchetti, la più grande realtà Italiana nell’ambito dei gestionali per commercialisti. Proprio questo è l’aspetto meglio seguito dei prodotti, con un altro enorme vantaggio: tutti i prodotti Mago hanno la possibilità di esportare verso i software più diffusi dai commercialisti i propri tracciati (Omnia, etc), evitando così il doppio inserimento da parte del commercialista e con un controllo decisamente più attento. L’integrazione gestionale aziendale-commercialista è sempre più richiesta e Zucchetti sta spingendo molto su questo aspetto, alleggerendo il carico e i costi relativi.
Atik, con un reparto sviluppo interno, una propria area sistemistica ed una propria area sul mondo ERP e Web avanzato (e-commerce, Infrastrutture complesse) è sicuramente un partner in grado di darvi consigli per poter effettuare questa scelta nel migliore dei modi, oltre ad avere l’opportunità di offrire soluzioni di ERP anche su DataCenter. Ciò significa passare ad un ERP strutturato senza alcun onere di hardware o di mantenimento, ma solo sotto forma di canone.
