Aprire un e-commerce non significa solo progettare un sito web usabile e inserirvi i nostri prodotti. Un negozio online, indipendentemente da quale sia la sua grandezza, prevede la gestione di una serie di aspetti molto complessi. Vale la pena quindi informarsi e organizzarsi bene prima di intraprendere la strada del commercio online, indagando soprattutto gli aspetti principali: gestione del magazzino, logistica e fatturazione, operazioni facilitate dall’integrazione del proprio e-commerce con un software gestionale.
Gestione del magazzino: diretta o dropshipping?
La soddisfazione dei clienti sta alla base del nostro business. Acquistando su un e-commerce, i clienti si aspettano di ricevere la merce in tempo e senza intoppi: questo farà la loro felicità e noi dobbiamo essere in grado di far fronte alle richieste. Ecco perché la gestione del magazzino è uno degli aspetti fondamentali da considerare prima di aprire un e-commerce. Prima di tutto, dobbiamo capire se per la nostra attività è più conveniente una gestione diretta o indiretta, ovvero se sia il caso di possedere o meno un magazzino fisico. In entrambi i casi avremo comunque bisogno di un software per la gestione e-commerce: meglio quindi scegliere un software gestionale aziendale che si integri alle maggiori piattaforme di e-commerce come Prestashop o Magento, in modo da avere sotto controllo tutti gli aspetti della nostra azienda in un unico software.
Gestione diretta
Scegliere la gestione e-commerce diretta comporta un investimento notevole in termini di tempo e denaro, perché dobbiamo acquistare o prendere in affitto un immobile e far fronte alle spese legate alle utenze fisse. Inoltre, dobbiamo investire sulla merce prima di averla venduta, in modo da avere abbastanza peggio in stock per ogni categoria. Il magazzino deve essere organizzato affinché gli articoli possano essere spostati senza difficoltà e nel modo più funzionale. Infine, un magazzino è uno spazio di informazioni da gestire. Dobbiamo conoscere in ogni momento la quantità di prodotti presenti sugli scaffali, il loro ingresso, la loro uscita, eventuali resi: abbiamo quindi bisogno di un gestionale e-commerce.
Ad esempio il software gestionale Mago, che si adatta ad ogni piattaforma di e-commerce e permette di:
- gestire l’intero processo di vendita, dal preventivo alla fattura, nel modo più facile e veloce possibile;
- effettuare confronti tra i dati registrati (ad esempio tra i fatturati di mesi, trimestri o anni);
- avere le anagrafiche del proprio software gestionale Mago sincronizzate con le anagrafiche disponibili on-line, in modo da evitare doppi inserimenti e di conseguenza possibili errori;
- ottenere una profilazione completa e dettagliata dei propri clienti, esportando in modo automatico le proprie anagrafiche verso piattaforme di mail marketing o in formato testuale standard, mantenendo costantemente i dati sincronizzati;
- gestire le attività di pre-sale e post-sale;
- gestire il magazzino attraverso un’integrazione totale che permette una sincronizzazione del magazzino fisico con la visualizzazione delle disponibilità on-line, anche integrando ordini e arrivi in tempo reale;
- avere informazioni in tempo reale di BI (Business Intelligence), vendite, resa dei Marketplace, ma anche dettagli maggiori legati alla profittabilità del canale o del prodotto, tutti riportati in comodi cruscotti che possano aiutarci a definire al meglio le strategie di vendita.
Dobbiamo anche occuparci della logistica e-commerce. Per farlo sarà necessario scegliere in maniera accurata uno o più servizi di corriere che ci garantiscano la consegna dei prodotti in tempi rapidi e soprattutto la loro tracciabilità. Affidiamoci a un partner solido e conosciuto: ci darà credibilità anche agli occhi dei clienti.
Dropshipping
Il dropshipping ci permette di avere una gestione indiretta del magazzino. In questo caso i prodotti non si trovano in uno spazio fisico da noi gestito, ma sono stoccati in quello di chi li produce o li commercia all’ingrosso a livello internazionale. Il cliente compra dal nostro e-commerce, noi incassiamo e paghiamo il fornitore, che si occuperà della parte di spedizione al cliente finale. Avremo quindi meno preoccupazioni a livello logistico, ma non potremo risolvere eventuali problemi legati alle spedizioni. È fondamentale quindi scegliere il fornitore giusto, che abbia le seguenti caratteristiche:
- affidabilità e piena disponibilità dei prodotti in vendita;
- onestà imprenditoriale e rispetto del nostro portfolio clienti (i fornitori non devono mai cercare di scavalcarci per proporre agli acquirenti una vendita diretta);
- servizio consegne veloce e magazzino aggiornato, in grado di dialogare in tempo reale con la nostra piattaforma e-commerce.
Sgravati dall’onere e dai costi di gestione diretta potremo impegnarci di più nello sviluppo di strategie mirate di marketing e dedicarci alla gestione amministrativa della nostra attività.
Fatturazione
Nella gestione di un e-commerce ricopre un ruolo fondamentale la fatturazione: è indispensabile mantenere una contabilità il più possibile aggiornata, ordinata e razionale. Oltre ad essere obbligatorio per legge, ci aiuterà a capire in che direzione sta andando il nostro business e come potremmo migliorarlo. Affidiamoci a un commercialista esperto e procuriamoci un buon software gestionale che faciliti il nostro lavoro.
Con un buon software gestionale come Mago è possibile mettere a disposizione dei clienti e dei fornitori la situazione finanziaria dell’azienda. Avremo accesso alle fatture emesse, ai pagamenti, ma anche all’eventuale situazione fido, all’evasione dei propri ordini. Inoltre potremo dare la possibilità al cliente di scaricare quanto serve, alleggerendo così il back-office di chiamate per avere duplicati di documenti, conoscere le scadenze e quant’altro. La sincronizzazione avviene tramite processi di update da parte di Mago, il quale così garantisce la sicurezza del dato.
