Fatturazione Amazon

Amazon Cambia ed è sempre più complesso per le realtà che vendono sul Marketplace integrare il proprio flusso aziendale con gli obblighi richiesti da Amazon. Ad esempio per poter vendere a clienti “Amazon Business” bisogna essere in grado di emettere fatture.

Amazon per GARANTIRE ai clienti l’immediata emissione del documento fiscale si pone come intermediario nell’emissione in tutti i paesi dove è presente emettendo “PER CONTO DEL FORNITORE” il documento fiscale stesso.

Non è un obbligo, ma è ovviamente fortemente consigliato da Amazon, tant’è che solo i clienti che utilizzano Amazon come emettitore del documento fiscale potranno avere nei loro annunci la seguente dicitura “Fattura IVA scaricabile”

È evidente che il cliente “Business” sarà fortemente attratto dall’annuncio dove è presente la dicitura “Fattura IVA scaricabile”

L’intento di Amazon è far si che l’esperienza utente sia sempre più completa all’interno della piattaforma Amazon e non dare al cliente possibili “fastidi” che possono derivare dalla mancata ricezione dei documenti fiscali o di documenti errati, in ogni caso evitare un eventuale contatto diretto tra il cliente ed il Fornitore. Ovviamente questa comodità per il cliente si tramuta in un problema per il seller, in quanto è necessario gestire l’integrazione con la propria contabilità.

Come integro la fatturazione diretta di Amazon con il mio ERP?

Questo è uno dei problemi più grossi in quanto l’emissione diretta della fattura da parte di Amazon comporta, per l’Italia, l’invio nel cassetto fiscale della stessa, per gli altri paesi un “banale” documento PDF emesso da Amazon. Provate a pensare all’integrazione di queste informazioni all’interno del vostro ERP Aziendale, pensate ad aziende dove avvengono decine/centinaia di vendite al giorno, che lavoro comporta un inserimento all’interno del proprio Gestionale di:

  • Anagrafiche cliente
  • Scarico di Magazzino
  • Movimenti contabili (apertura e chiusura delle partite)

Tutti flussi che obbligatoriamente sono da farsi a mano, ed attività che comporta decine se non centinaia di ore mensili. Amazon dal canto suo non viene incontro con sistemi che possano integrare i flussi, ma banalmente con dei file parzialmente compilati con le informazioni aziendali e dei PDF di cortesia dei relativi documenti fiscali.

CALYPSO è la soluzione usata da oltre 150 aziende che operano con Amazon, ed è la soluzione ideale per integrare i propri flussi amministrativi alla propria piattaforma ERP. Si Integra con diversi ERP, anche se integrazione perfetta e nativa avviene soprattutto con gestionali predisposti con WebService di servizio come: MAGO.NET e MAGO4. Calypso oltre a gestire tutto il flusso verso gli E-commerce, ha sviluppato da poco un modulo specifico per integrare i flussi amministrativi derivanti da Amazon.

Il modulo “AMAZON FISCAL CONNECTOR” permette di:

  • Caricare automaticamente le anagrafiche derivanti dalle vendite Amazon verso l’ERP
  • Effettuare lo scarico di magazzino di tutti gli articoli venduti da Amazon, operando sul relativo deposito
  • Mantenere e di conseguenza scaricare una tabella degli articoli AMAZON con gli articoli dell’ERP, così da effettuare lo scarico automatico
  • Generare il documento fiscale identificandolo come “INVIATO” ed evitare così un doppio invio dall’ERP
  • Generare il movimento contabile, quindi l’apertura della partita.

Questo è solo quanto è effettuato dal modulo “Amazon Fiscal Connector”, ma sono diversi i moduli presenti su Calypso.
Andiamo a vedere nel dettaglio come opera il Connettore:

FASE 1 – Importazione File Amazon

In questa fase è sufficiente caricare il File Amazon dove riporta le vendite di Canale gestite fiscalmente da Amazon, solitamente è un FILE CSV, che riporta le informazioni fiscali del soggetto e gli estremi della vendita

 

Durante il processo Calypso legge il File e ne acquisisce tutte le anagrafiche, evidenziando eventuali anomalie se presenti

FASE 2 – Gestione Anomalie

Ovviamente i flussi in arrivo da parte di Amazon sono occasionalmente “non completi”, mancanza di codice fiscali dove necessario, indirizzi riportati nel modo errato etc., i campi non completi verranno riproposti dal connettore che permetterà di completarli per poi mandarli all’ERP, anche questo processo è assolutamente semplificato permettendo il MINIMO dell’intervento umano, inoltre in sviluppo l’acquisizione dei dati mancanti dal PDF di cortesia tramite OCR, così da ridurre ulteriormente l’intervento umano.
i tempi di caricamento sono ovviamente legati anche all’infrastruttura del cliente, ma parliamo di pochi secondi per decine di anagrafiche e relative vendite.

 

FASE 3 – Gestione articoli non presenti

In alcuni casi il match non può avvenire per Codice Articoli, perché per scelte del cliente il codice ERP ed il codice AMAZON potrebbe non essere lo stesso, è quindi usata una tabella di transcodifica per effettuare il match dei due articoli e effettuare il corretto scaricamento dal deposito di riferimento. Il connettore conserverà tutti gli articoli equivalenti così da non proporli in caso si possano ripresentare.

FASE 4 – Importazione documenti Fiscali

Nell’ultima fase, il processo importa all’interno dell’ERP tutti i documenti fiscali presenti, integrandoli all’ERP di riferimento ed effettuando ove possibile i relativi movimenti contabili. Chiudendo così in modo completo l’intera fase di gestione.

Calypso nasce con l’obiettivo di Integrare completamente i flussi operativi non solo riferiti ad Amazon ma più in generale alle rispettive piattaforme di E-commerce.
Il modulo riferito ad AMAZON è solo l’ultima delle integrazione, molto richiesta da chi usa Amazon come canale di vendita.

Ricordiamo che Calypso per sua natura si integra a diverse piattaforme di E-commerce e tra queste:
Prestashop  magentoWoocommercekonakart

Shopifystoreden

E si Integra con Molteplici ERP, tra questi:

Mago Net    Mago4    Integrazione ERP SAP   Integrazione SAPIntegrazione adhocIntegrazione MexalIntegrazione SpringIntegrazione Microsoft DynamicsTeamSystemIntegrazione ERP Arca Evolution

 

Per saperne di più visita calypso.atik.it