Aggiornato 7 Gennaio 2016

Era un pò che cercavo di parlare di Exchange OnLine (ora Office 365), ma in parte la mancanza assoluta di tempo ed in parte la mancanza di un  buon “campo prova” mi hanno sempre fatto aspettare,  rimandando di giorno in giorno.

Ora chi mi conosce sa che sono un fautore di Microsoft, ma mi sono sempre ritenuto una persona obbiettiva, quindi, SI Microsoft ma diamo a Cesare quel che è di Cesare, ci sono aspetti sui quali le macchine Linux fanno benissimo il loro lavoro ed aspetti dove Microsoft è imbattibile, uno di questi sono sicuramente i servizi di posta integrata.

Microsoft ormai da alcuni anni offre anche in Italia il suo servizio di posta anche ON-LINE, quindi senza alcun impegno in termini di Hardware o licenze, ma un semplice canone che lega il cliente per il tempo che serve.

Ho deciso quindi di fare una vera “prova su strada” e l’occasione è arrivata, con lo SPIN-OFF di una grossa realtà nel mondo dei trasporti che ha quindi la necessità di realizzare la sua infrastruttura di posta, è per una serie di motivi che poi vedremo ha deciso di migrare ad Exchange ON-LINE.

Nel valutare come scrivere questo articolo ho preferito la strada semplice…elencare Vantaggi e Svantaggi con le relative motivazioni, così da avere a colpo d’occhio le mie impressioni.

Prima di tutto individuiamo la realtà, 100 Caselle di posta che di fatto partono da ‘0’ più 17 Blackberry in modalità BES, in questo caso non è stata prevista nessuna migrazione o integrazione ad Active Directory, 100 Utenti nuovi insomma, quindi un installazione teoricamente semplice.

io Inizierei con i PRO,

PRO

Velocità di Attivazione
Tutta l’intera infrastruttura si attiva in pochi minuti, nel giro di 20 minuti avevamo a disposizione una piattaforma da 5TB di spazio (50GB a casella) e 17 licenze BES configurabili, di fatto senza spendere neanche un euro, in quanto la prima fattura viene messa a disposizione dopo pochi giorni, la semplicità di configurazione e di attivazione è davvero disarmante, ho avuto modo di provare anche la soluzione Google in passato e Vi assicuro che non c’è paragone.

Costi Contenuti
I Costi della Soluzione Exchange on-line sono estremamente Abbordabili, (da 3,40€/mese), per intenderci 100 utenti costeranno all’azienda 4.080 €/Anno, con questi prezzi non si compra neanche l’hardware necessario a far girare il tutto, figuriamoci licenze ed installazione!, oltretutto tempi così ridotti sono impensabili per un’installazione normale.

Nessun Vincolo di tempo
La Licenza Exchange ONLINE non ha vincolo di tempo di fatto si può disdire anche dopo un mese, pagando solo il mese in corso, molti partner Microsoft dicono che il minimo è 6 MESI o 12 MESI lo fanno perchè di fatto per un Partner non è conveniente nel momento in cui il cliente dovesse disdire dopo 1 mese, ma di fatto è così, Microsoft insiste in questo.

Piattaforma Completa
Alla fine viene dato all’utente una piattaforma completa, OWA / Outlook over HTTPS / POP3 / IMAP, insomma qualsiasi servizio richiesto è presente

Supporto PowerShell
Forse una delle cose che preferisco è il supporto PowerShell che permette di lavorare esattamente come quando si lavora su Exchange, permettendo query di analisi sulle cassette (come ad esempio lo spazio occupato dagli utenti) e molto altro (reset password di gruppo, cambio policy Blackberry ecc.), vengono estesi i comandi Power Shell con specifici comandi dedicati all’On Line, magari in un prossimo articolo li elenco portando alcuni esempi di applicazione utili nella manutenzione ordinaria, nessuna piattaforma On-Line da questo punto di vista è così potente.

Cartelle Pubbliche
Ora presenti e gestibili esattamente come accade con Exchange standard, assegnando diritti e impostandole come mail, o rubriche o calendari condivisi.

Caselle di funzione
Questa è una delle cose più interessanti, è possibile configurare delle caselle di posta a tutti gli effetti funzionanti legate ad utenti già presenti, per esempio “commerciale@azienda.it” accessibile da più utente e di conseguenza condivisa in tutti i suoi aspetti (posta inviata, posta ricevuta, calendari, contatti, etc.) questo tipo di casella di posta NON prevede licenza da utilizzare ma sono di fatto gratuite.

Integrazione Con Active Directory
Anche se di fatto non l’ho provato, tecnicamente dovrebbe essere possibile integrare Exchange ON-LINE con l’Active Directory aziendale potendo così sincronizzarle (in particolare la password) in modo da sfruttare l’SSO (Single Sign-ON) e non doversi ricordare 30 password differenti con differenti scadenze, si sa che Microsoft ha sempre spinto molto su soluzioni SSO, la semplificazione in tal senso è sempre molto apprezzata, riduce le richieste di supporto sistemistico e rende poco frustrante l’abituale attività aziendale.

Condivisioni
E’ possibile gestire le condivisioni di Calendari, Rubriche ed intere caselle di posta esattamente come avviene su Exchange, questa funzione forse è in assoluto una delle più comode, è possibile configurare tutto sia via Power Shell che tramite l’interfaccia, anche se ovviamente Power Shell permette maggiori automatismi.

Prestazioni
Devo dire che ho provato con un paio di caselle piuttosto piene per la sincronizzazione e le prestazioni sono di tutto rispetto, quest’aspetto lo ritenevo particolarmente importante sui grossi numeri, mi chiedo con il crescere dei clienti come andrà…..conto sui Vostri feedback
se volete provare da Voi ecco un buon link di test proprio per provare le prestazione di microsoftonline.com.

SPAM / Antivirus
Motore Antivirus/Antispam già incluso, anche questo è un costo aggiuntivo che se previsto su una piattaforma normale, su 100 Utente avrebbe inciso non poco, Microsoft lo integra, anche se a mio parere sarebbe stato utile un pannello di gestione con un minimo di Tuning, invece non è presente niente, dobbiamo fidarci di quanto messo a disposizione di microsoft, e gestire il Tuning dalla casella stessa dell’utente, quindi niente centralizzazione, anche questo è un limite se si vuole, devo però dire che il motore Antispam di Microsoft è davvero efficiente.

Ma vediamo i Contro, che di fatto più che contro sono apetti che differenziano questa piattaforma con l’Exchange in modalità standard, anche perchè è normale chiedersi se il risparmio vale ciò che si perde.

CONTRO

Outlook Minimo 2007
Microsoft aggiorna spesso le sue piattaforme ed ovviamente non può legarsi al fatto che il cliente possa avere vecchie versioni di Outlook, esiste una Roadmap di Microsoft in tal senso, ma sappiate che se Microsoft decide di non supportare più vecchie versioni di Outlook sarete costretti ad aggiornarlo, con conseguenti acquisti di licenze.
Da questo punto di vista Microsoft vi viene incontro permettendovi di acquistare versioni di Office 365 comprensive dell’ultima versione di Outlook, sta solo a voi la scelta, ma poi può essere che quell’ultima versione non sia compatibile con il vostro computer…e via così, questo è il prezzo della tecnologia

Limiti utente (Owa / POP3 / Mobile ecc./ Allegati / ecc.)
Tutte le limitazioni  a cui siamo abituati con Exchange, qui non sono disponibili, Ogni utente potrà accedere tramite OWA/Outlook over https senza poterne impedire l’uso, questo sulla base di specifiche policy aziendali potrebbe anche essere un problema, ma si potrebbe voler disabilitare l’accesso da Mobile o da OWA o altro, questo tipo di settaggi non sono possibili, quindi salvo il POP3 tutte le funzioni sono sempre attive.
Un’altra limitazione spesso richiesta è utilizzare l’account solo per E-mail interne, anche questa funzione è impossibile, l’utente accede all’esterno sempre, vincoli in uscita/entrata non sono possibili.
Infine un ulteriore limite sono gli allegati, che sono impostati a 30MB, potrebbe anche essere tanto, o forse troppo, in ogni caso non è possibile ne ridurre ne aumentare questo limite, molte policy invece richiedono regole più restrittive, questo non è possibile.

Regole lato server
Una delle cose che ho sempre amato di Exchange 2007 è la possibilità di creare regole lato server, come ad esempio, la creazione di Firme uguali per tutti lato server o regole specifiche come ad esempio impedire ad un determinato Account di inviare mail all’esterno, questo e molto altro non è possibile, quindi dimenticatevi automatismi di questo tipo lato Server.

Interfaccia grafica
Reputo sia la parte gestione (MOCP) sia la parte OWA, con alcune pecche, la prima, manca di fondamentali funzioni utilizzabili solo tramite Powershell, come ad esempio impostazioni massive su più utenti o informazioni riguardo agli utenti (dimensioni caselle, utilizzi ecc.) ma posso pensare che sia in fase di sviluppo, o forse è sicuramente la strada migliore per evitare possibile confusione, chi usa PowerShell, è sicuramente ad uno skill adeguato per sapere dove toccare, e dare questo tipo di “possibilità”. a chi non ha il giusto skill forse è meglio evitare dargli anche la possiblità di farlo.
Infine credo che sarebbe stata utile nell’area di Gestione la possibilità di creare profilazioni amministrative con “poteri” differenti, invece la figura “amministratore” può creare o eliminare interi Account o cambiare password, o creare gruppi. Un minimo di configurazione in tal senso sarebbe stata utile così da delegare a figure diverse attività differenti.

Supporto Microsoft
Ho dovuto chiamare in 2-3 occasioni Microsoft durante questa migrazione, devo dire la sincera verità, il supporto italiano pur se molto volenteroso è all’oscuro di molti aspetti tecnici e di configurazione per loro stessa ammissione (vedi autodicovery, problematiche con i Blackberry, policy password ecc.) e vi assicuro che ho sentito più tecnici, la loro risposta è sempre la stessa, “apro un ticket” e le risposte a volte sono davvero pessime “guardi l’help”, do la colpa al fatto che il prodotto in Italia è estremamente recente, e quindi forse il supporto è all’oscuro di molti aspetti, il supporto inglese invece è sempre al contrario estremamente preparato e diretto, inutile dirvi che in caso di problemi scegliete quest’ultimo. C’è però da apprezzare il numero Verde ed i tempi di risposta che sono davvero veloci, nessun paragone hai servizi di Google, che a mio parere sono estremamente più scadenti.

CONCLUSIONI

Non valutate solo la quantità di Contro rispetto ai Pro per fare una valutazione finale, il prodotto è valido, affidabile, economico e assolutamente semplice da configurare, nell’idea di un’azienda ci sono da considerare molti aspetti, di certo Exchange OnLine è di sicuro una piattaforma che riduce drasticamente i costi sistemistici e fisici (Hardware, Licenze, Corrente, ecc.) ed anche quelli tecnici, in quanto la manutenzione base può essere fatta anche da chi ha minime competenze.

Certo non bisogna aspettarsi di ritrovarsi una piattaforma paragonabile ad Exchange, questo deve essere chiaro, ma sotto certi versi è anche meglio, 50GB a testa non è sicuramente cosa da poco, se dovessi dire chi deve e chi non deve fare il passo darei questo consiglio.

Start-up, Spin-off o comunque realtà dove non si conoscono esattamente i ritmi di crescita in un prossimo futuro e sui quali quindi è complesso fare investimenti precisi, Exchange OnLine è la soluzione migliore, idem in realtà piccole dove si vogliono soluzioni evolute di posta con minimi investimenti.

Spero possa essere d’aiuto e ricordo che Atik è partner Microsoft per i servizi on-line, quindi le soluzioni sopra possono essere offerta da noi, chiedete informazioni se necessario

Buon Exchange a tutti!