Ciao a tutti, mi presento sono Francesca e mi occupo della parte commerciale in Atik da poco più di un anno, nell’ultimo periodo sto notando un forte cambiamento delle decisioni aziendali dei nostri Clienti che riguardano soprattutto la parte dell’infrastruttura informatica.

In una fase di “crisi” come quella attuale dove le aziende in molti casi per “sopravvivere” attuano tagli a tutto ciò che ritengono superfluo, il primo settore che ne fa le spese e a cui si tagliano i fondi è quello informatico. Spesso si pensa erroneamente che un “computer” non serva ad una Azienda come invece può servire un lavoratore o un macchinario. Sia chiaro che non sto dicendo che una macchina può sostituire il lavoro di una persona ma sicuramente può rendere le sue operazioni più semplici.

Proviamo a pensare quante attività giornaliere una Società compie grazie al supporto di Internet o comunque di strumenti informatici:

  • Ingresso/uscita personale: avviene attraverso un lettore di Badge che al suo interno contiene un programma il quale acquisisce e cataloga le informazioni dei vari dipendenti cosa che sarebbe avvenuta manualmente implicando dispendio di tempo che si tramuta in sperpero di denaro.
  • Controllo dell’azienda: c’è sempre più richiesta di proteggere la struttura da furti o introduzioni di materiali da parte di persone non autorizzate. Tutto questo avviene attraverso un sistema di videosorveglianza ed antintrusione che consente al titolare dell’azienda di poter visionare le registrazioni e i vari allarmi. Detto ciò la nostra realtà si è specializzata nelle installazioni di questi prodotti e da circa un anno è nata Setik una nuova “branchia” della società che vende suddetti prodotti proprio per venire incontro alle nuove esigenze del

    mercato.

  • Attività interna: ormai la maggior parte delle persone anche con mansioni differenti per operare utilizzano strumenti informatici, di seguito alcuni esempi:
    • Segretaria: per la gestione della contabilità e dei clienti si avvale di programmi di gestione che aiutano a schedulare tutto eliminando i tempi di ricerca che si avrebbero utilizzando fascicoli cartacei, per non parlare della parte contabile che con i nuovi sistemi di elaborazione dati fa risparmiare alle aziende molto tempo e soprattutto azzera quasi del tutto la possibilità di errore.
    • Addetto vendita: per operare in modo più fluido le varie realtà mettono a disposizione dei propri dipendenti dei software che gestiscono in tempo reale il magazzino, questo permette di avere sempre aggiornati i dati ricercati senza dover ogni volta andare a controllare personalmente le giacenze. Inoltre con questi programmi e con il supporto di lettori di codici a barre si facilitano anche i carichi e scarichi dai vari magazzini che altrimenti dovrebbero essere effettuati a mano.
    • Operaio: con l’andare del tempo si è passati dall’effettuare un lavoro in totale autonomia all’affiancamento di macchine/robot che aiutano, semplificano e rendono lo stesso lavoro più veloce e sicuro rispetto agli anni passati.
    • Amministratore: per gestire un’attività è indispensabile al giorno d’oggi avere tutto a portata di mano nell’attimo stesso in cui servono delle informazioni, avere un pc, un tablet o un telefono che ti permette di fare questo in alcuni momenti agevola nell’operato.
  • Gestione lavoratori esterni: per effettuare controlli sull’effettiva operosità del lavoratore esterno molte aziende si affidano a programmi che in tempo reale permettono di risalire a dove il lavoratore effettivamente si trovava o a quanti contratti/lavori ha stipulato/svolto durante l’arco della giornata.

Questi sono alcuni esempi di utilizzo di prodotti informatici, la cosa che tra tutto questo però ha cambiato il modo di lavorare è senz’altro l’utilizzo della MAIL, una mail arriva nell’istante in cui la spedisco non devo aspettare giorni per la risposta, ed è diventata così importante da farla diventare “certificata” attraverso l’iscrizione al servizio denominato PEC (Posta Elettronica Certificata).

COME MIGLIORARE ANCHE IN PERIODI DI CRISI:

Perché allora scrivere di tutto ciò?

Questo mio articolo nasce per spronare le aziende a non pensare di risolvere i problemi finanziari tagliando di netto il budget al reparto informatico ma utilizzare al meglio le poche risorse disponibili per farle fruttare meglio; come gestire però questo settore per ridurre gli sprechi?

Qualche tempo fa ho provveduto personalmente ad andare nelle varie aziende per capire se attuavano determinati comportamenti che riducessero il rischio di perdite di informazioni che si tramuterebbero in deficit economici attraverso un report messo a disposizione da Assintel (Associazione nazionale imprese ICT): il risultato è stato allarmante.

Questo è quello che è emerso:

  • Il 70% delle aziende non effettua backup giornalieri, la maggior parte di queste lo effettua una volta all’anno
  • L’80% non utilizza un Firewall
  • Il 60% non utilizza un Antivirus adeguato ma installa sui propri pc Antivirus free non aggiornati e tra l’altro non consentiti per l’utilizzo non domestico
  • Il 90% non attua misure tecnologiche e organizzative/logistiche atte a ripristinare sistemi, dati e infrastrutture necessarie all’erogazione di servizi di business per imprese, associazioni o enti, a fronte di gravi emergenze che ne intacchino la regolare attività (DISASTER RECOVERY).
  • Il 100% non è a conoscenza delle stampe effettuate nell’arco dell’anno

Quello che faccio sempre presente è che come in tutte le cose prevenire è meglio che curare, avere un’analisi sulla gestione delle risorse è il primo passo per avere un’Azienda al passo con i tempi che punta a migliorarsi e soprattutto che ha una conoscenza tale della propria realtà che riesce a gestire il proprio budget riducendo i costi superflui intesi come sprechi senza tagliare “a casaccio”.

La cosa più complicata da far capire alle varie imprese è che avere un sistema informatico adeguato non è una perdita di costi ma migliora nettamente la qualità del lavoro e la gestione delle risorse.

Andiamo per punti:

  • Avere a disposizione backup recenti è indispensabile per un azienda: cosa succederebbe infatti se i progetti, le anagrafiche clienti ecc. venissero perse? Giusto ieri la proprietaria di una società mi diceva quanto scomodo fosse fare il Backup su nastro e che quindi aveva deciso di interrompere le operazioni di copia, sentito questo ho chiesto subito come sarebbe risalita alle informazioni se fossero andate perse per una qualsiasi ragione. L’ho vista pensare e dopo un minuto di silenzio la risposta è stata: “Ci sono le copie cartacee”, verissimo, ma cosa accadrebbe se per disgrazia (tocchiamo tutti i ferri del mondo) si allagasse o bruciasse l’ufficio?

    “Andrebbe persa qualsiasi cosa”.

    Questo che sto dicendo non è per fare allarmismo ma serve per prevenire danni ancora maggiori, il backup ormai si può fare non solo su nastro, ma su dischi esterni, su NAS ecc., molto importante è poi fare più copie e metterle in posti differenti (ufficio, casa, magazzino…..) così da averli a disposizione anche dopo un avversa calamità.

  • Perché è importante avere un Firewall? Questo apparato che per molti è sconosciuto permette di gestire l’utilizzo di Internet evitando come spesso succede che i dipendenti navighino in siti non autorizzati (Facebook, siti illegali…) che potrebbero essere portatori di virus che comprometterebbero la rete aziendale oltre al fatto che limitando l’utilizzo di determinati siti il personale rimane attento al lavoro che sta svolgendo limitando errori dovuti alla distrazione. Per questo spesso consigliamo di introdurre nell’infrastruttura un firewall.
  • Ora vi faccio una domanda? Chi di voi sa quante copie e quanti toner vengono consumati nell’arco di un mese?

    Risposte che ho avuto in tutte le ditte: “Non ho mai controllato”, “Non lo sappiamo ma sicuramente non incide sui nostri costi”

    Forse è vero una stampante non incide sui bilanci aziendali, ma proviamo a pensare a quanto si potrebbe risparmiare utilizzando stampanti a noleggio, soprattutto in quelle realtà dove non esiste un vero controllo da parte della proprietà, per non parlare del fatto che tutto ciò che è a noleggio porta dei vantaggi quali:

  1. ai fini IRES: deducibilità totale dei canoni e dell’imponibile IRES a prescindere dalla durata
  2. Non si anticipa l’Iva in quanto fa parte del canone
  3. ai fini IRAP: deducibilità dei canoni senza la distinzione tra capitale ed interessi
  4. Nessuna immobilizzazione di risorse finanziarie per l’azienda che può destinare il capitale in altri impieghi
  5. Costo certo anche in termini di manutenzione e garanzia

Esempio: una società X in un mese effettua 2.000 copie, comprando un toner da 2.000 pagine, in media il costo varia dai 50€ ai 90€, noleggiando una stampante si andrebbe a spendere circa 30€ al mese comprensive delle sopra citate 2.000 copie avendo un risparmio che oscilla tra il 40 e l’60%, oltre al fatto che:

  • non dovrò più comprare toner perché vi arrivano direttamente in ufficio prima che quello installato finisca non incorrendo più nel rischio di rimanere senza.
  • In caso di guasti viene sostituito il pezzo nelle 24h o in alternativa viene dato un muletto

Parlando di noleggio Atik ha deciso di andare incontro alle esigenze di budget limitato offrendo il servizio di noleggio su diversi prodotti e soluzioni:

  • Infrastruttura informatica aziendale (server, pc…)
  • Centralini analogici e ip
  • Sistemi di videosorveglianza ed antintrusione
  • Stampanti
  • Molto altro ancora

Per ora non vi annoio con altre informazioni, ma questo vi dovrebbe far pensare che anche dai piccoli risparmi si può uscire dalla crisi e soprattutto come si può vedere se ci si lascia guidare dalle persone o società di informatica giuste si può prendere in mano le redini dell’azienda per capire cosa non va e migliorare la propria situazione.

Per ora è tutto, arrivederci alla prossima puntata……